Co zmiana oznacza dla emitentów?

3 sierpnia 2022 roku weszło w życie Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2022/1210 z dnia 13 lipca 2022 r. ustanawiające wykonawcze standardy techniczne do celów stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 596/2014, w odniesieniu do formatu list osób mających dostęp do informacji poufnych i ich aktualizacji[1].

Rekomendujemy emitentom weryfikację posiadanych przez nich list osób mających dostęp do informacji poufnych oraz związanych z nimi procedur pod kątem ich zgodności z Rozporządzeniem wykonawczym.

Podstawa obowiązku

Obowiązek sporządzania i aktualizacji listy osób mających dostęp do informacji poufnych został przewidziany w art. 18 Rozporządzenia MAR[2], zgodnie z którym emitenci i wszelkie osoby działające w ich imieniu lub na ich rzecz (i) sporządzają listę wszystkich osób mających dostęp do informacji poufnych, które pracują dla nich na podstawie umowy o pracę lub wykonują, na innej podstawie, zadania, w ramach których mają dostęp do informacji poufnych, takich jak doradcy, księgowi lub agencje ratingowe, (ii) niezwłocznie aktualizują listę osób mających dostęp do informacji poufnych oraz (iii) przedstawiają listę osób mających dostęp do informacji poufnych właściwemu organowi na jego żądanie w możliwie najkrótszym terminie.

MAR Light

Wydanie Rozporządzenia wykonawczego nie jest pierwszą zmianą związaną z Rozporządzeniem MAR. Już pod koniec 2019 r. została opublikowana nowelizacja Rozporządzenia MAR, która jest stosowana od 1 stycznia 2021 roku (tzw. „MAR Light”[3]).

MAR Light wprowadził kilka istotnych zmian w Rozporządzeniu MAR, w tym w szczególności mniej rygorystyczne wymogi dla emitentów, których instrumenty finansowe dopuszczono do obrotu na rynku rozwoju MŚP poprzez ograniczenie zakresu list insiderów jedynie do tych osób, które w związku z charakterem pełnionej przez nie funkcji lub stanowiska zajmowanego u emitenta mają regularny dostęp do informacji poufnych czy też zmianę terminu publikacji przez emitenta notyfikacji otrzymanych w trybie art. 19 Rozporządzenia MAR.

Cel regulacji

Ratio legis zmian wprowadzanych Rozporządzeniem wykonawczym jest ułatwienie jednolitego stosowania obowiązku sporządzania i aktualizacji list osób mających dostęp do informacji poufnych ustanowionego w Rozporządzeniu MAR. Ponadto, wskazana regulacja ma również zapewnić, by właściwe organy (w przypadku Polski – Komisja Nadzoru Finansowego) otrzymywały informacje niezbędne do wykonywania zadań polegających na ochronie integralności rynków finansowych oraz badaniu możliwych nadużyć na rynku.

Zastąpienie starego rozporządzenia wykonawczego

W związku z wejściem w życie Rozporządzenia wykonawczego utraciło moc Rozporządzenie 2016/347[4].

Konkretność informacji poufnych

W związku z tym, że w obrębie jednego podmiotu może istnieć jednocześnie wiele różnych informacji poufnych, listy osób mających dostęp do informacji poufnych powinny dokładnie określać konkretne informacje poufne, do których dostęp mają osoby pracujące dla danego podmiotu. Dlatego też listy osób mających dostęp do informacji poufnych powinny określać, co stanowi konkretną informację poufną (która może obejmować informacje dotyczące np. transakcji, projektu, zdarzenia, w tym zdarzenia korporacyjnego lub finansowego, publikacji sprawozdania finansowego lub informacji o korekcie zysku). W tym celu listy osób mających dostęp do informacji poufnych powinny być podzielone na sekcje, z oddzielnymi sekcjami dla każdej konkretnej informacji poufnej. W każdej sekcji należy wymienić wszystkie osoby, które mają dostęp do danej konkretnej informacji poufnej.

Numery telefonów

Listy osób mających dostęp do informacji poufnych powinny również zawierać dane, które mogą pomóc właściwym organom w czynnościach wyjaśniających oraz w szybkim analizowaniu praktyk handlowych osób mających dostęp do informacji poufnych, w ustaleniu powiązań między osobami mającymi dostęp do informacji poufnych a osobami uczestniczącymi w podejrzanych praktykach handlowych oraz w identyfikacji kontaktów między nimi w krytycznych momentach. Dlatego tak ważne jest umieszczanie numerów telefonów na listach insiderów, gdyż pozwalają one właściwemu organowi na szybkie podjęcie działań oraz, jeżeli to konieczne, zwrócenie się o udostępnienie rejestrów przesyłu danych.

Forma elektroniczna a dowolna forma

Listę osób mających dostęp do informacji poufnych, o której mowa w art. 18 ust. 1 Rozporządzenia MAR, należy sporządzić w formie elektronicznej. Niewątpliwie ułatwi to aktualizowanie jej. Co ważne, forma elektroniczna powinna zapewniać zachowanie poufności informacji.

Rozporządzenie wykonawcze przewiduje szereg wymogów wobec elektronicznych list insiderów, które powinny gwarantować, że:

• dostęp do list osób mających dostęp do informacji poufnych jest ograniczony do wyraźnie określonych osób, które potrzebują tego dostępu ze względu na charakter pełnionej przez nie funkcji lub zajmowanego przez nie stanowiska;
• zamieszczone informacje są dokładne;
• dostępne są poprzednie wersje listy osób mających dostęp do informacji poufnych.

Wymóg sporządzania elektronicznych list insiderów nie ma zastosowania do emitentów na rynkach rozwoju MŚP, którzy sporządzają listy osób mających dostęp do informacji poufnych na podstawie art. 18 ust. 6 Rozporządzenia MAR. Te podmioty mogą  sporządzić listy insiderów w dowolnej formie. Jest tylko kilka warunków koniecznych do spełnienia – taka lista powinna zapewniać zachowanie kompletności, integralności i poufności informacji w niej zawartych w każdym momencie podczas przekazywania jej właściwemu organowi.

Wzory list insiderów

Listy osób mających dostęp do informacji poufnych, o których mowa w art. 18 ust. 1 Rozporządzenia MAR, muszą zawierać odrębne sekcje dla poszczególnych informacji poufnych. Należy je sporządzać przy użyciu formatu określonego we wzorze nr 1 w załączniku I do Rozporządzenia wykonawczego.

Dodatkowo, należy sporządzać listę osób mających stały dostęp do informacji poufnych. Taką listę sporządza się przy użyciu formatu określonego we wzorze nr 2 w załączniku I do Rozporządzenia wykonawczego.

Jeżeli zachodzą przesłanki do sporządzenia listy osób mających dostęp do informacji poufnych, o której mowa w art. 18 ust. 6 akapit pierwszy lub drugi Rozporządzenia MAR, to Rozporządzenie wykonawcze także przewiduje dla niej właściwy wzór określony odpowiednio w załączniku II lub III do Rozporządzenia wykonawczego.

Zgodność z RODO

Lista osób mających dostęp do informacji poufnych powinna zawierać dane osobowe niezbędne do zidentyfikowania osób mających dostęp do informacji poufnych. Przy przetwarzaniu danych osobowych należy pamiętać o konieczności zapewnienia jego zgodności z RODO[5].

Jeśli potrzebowaliby Państwo pogłębić temat związany z nowym rozporządzeniem wykonawczym dot. list insiderów, zachęcamy  do kontaktu z naszymi Ekspertami i autorami niniejszej publikacji:

Piotr Wojnar

Adwokat / Partner Zarządzający

+48 602 660 610

piotr.wojnar@actlegal-bsww.com

Łukasz Świątek

Adwokat / Starszy prawnik

+48 504 763 762

lukasz.swiatek@actlegal-bsww.com  

Katarzyna Krzykwa

Adwokat / Prawnik

+48 22 420 59 59

katarzyna.krzykwa@actlegal-bsww.com

[1]  Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2022/1210 z dnia 13 lipca 2022 r. ustanawiające wykonawcze standardy techniczne do celów stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 596/2014, w odniesieniu do formatu list osób mających dostęp do informacji poufnych i ich aktualizacji (Dz.Urz.UE.L Nr 187, str. 23, „Rozporządzenie wykonawcze”).

[2]  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 596/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie nadużyć na rynku (rozporządzenie w sprawie nadużyć na rynku) oraz uchylające dyrektywę 2003/6/WE Parlamentu Europejskiego i Rady i dyrektywy Komisji 2003/124/WE, 2003/125/WE i 2004/72/WE (Dz.Urz.UE.L Nr 173, str. 1, „Rozporządzenie MAR”).

[3]  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/2115 z dnia 27 listopada 2019 r. zmieniające dyrektywę 2014/65/UE oraz rozporządzenia (UE) nr 596/2014 i (UE) 2017/1129 w odniesieniu do promowania korzystania z rynków rozwoju MŚP (Dz.Urz.UE.L 2019 Nr 320, str. 1, „MAR Light”).

[4] Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2016/347 z dnia 10 marca 2016 r. ustanawiające wykonawcze standardy techniczne w odniesieniu do określonego formatu list osób mających dostęp do informacji poufnych i ich aktualizacji zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 596/2014 (Dz.U. L 65 z 11.3.2016, s. 49, „Rozporządzenie 2016/347”).

[5]Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. L 119 z 4.5.2016, s. 1, „RODO”).