La chiusura delle frontiere, la cancellazione dei voli e le notevoli restrizioni nell’organizzazione delle riunioni e degli spostamenti dovute allo stato attuale di epidemia possono in modo significativo rendere difficile l’attuale funzionamento delle società e, in particolare, l’assunzione di delibere da parte dei soci, dei consigli di amministrazione e dei consigli di sorveglianza.

La mancata possibilità di assumere delibere da parte dell’assemblea dei soci o del consiglio di amministrazione può influire negativamente sul funzionamento della società o addirittura causare la paralisi della sua attività economica.

Al fine di soddisfare le esigenze dei soci e dei membri degli organi societari, suggeriamo quali soluzioni permetteranno di ridurre al minimo le difficoltà derivanti dallo stato di epidemia, e riassumiamo le modifiche del Codice delle società commerciali adottate all’interno del cosiddetto scudo anticrisi in base della legge del 31 marzo 2020 che modifica la legge sul regime speciale di protezione, prevenzione e lotta contro la COVID-19, le altre malattie infettive e le loro cause e alcuni altri atti (“Legge“).

Consiglio di Sorveglianza

Il funzionamento dei consigli di sorveglianza può essere facilitato tramite l’applicazione dei seguenti meccanismi:
– assunzione delle delibere per iscritto (diffusione);
– votazione sulla delibera tramite mezzi di comunicazione elettronica;
– votazione da parte del membro del consiglio di sorveglianza per iscritto tramite un altro membro del consiglio di sorveglianza.

Tuttavia, a causa dell’approvazione e dell’entrata in vigore della Legge, l’assunzione delle delibere nelle modalità sopra indicate è possibile senza necessità di specificare la base di tale azione nello statuto o nell’atto costitutivo (a meno che lo statuto o l’atto costitutivo non escludano espressamente tale possibilità).

Inoltre, a seguito delle modifiche delle disposizioni del Codice delle società commerciali introdotte con la Legge, in forma scritta (diffusione) e tramite mezzi di comunicazione elettronica possono essere anche assunte alcune delibere riguardanti: materie poste all’ordine del giorno della riunione del consiglio di sorveglianza, elezione del presidente e del vicepresidente del consiglio di sorveglianza, nomina del membro del consiglio di amministrazione, revoca e sospensione di tali persone.

Consiglio di Amministrazione

Ai sensi della Legge, sono state modificate anche le disposizioni del Codice delle società commerciali relative all’assunzione di delibere da parte dei consigli di amministrazione delle società di capitali. In relazione a queste modifiche, è ora ammissibile in virtù della legge:
– partecipazione alle riunioni del consiglio di amministrazione mediante mezzi di comunicazione diretta a distanza (a meno che il contratto o lo statuto della società non escludano espressamente tale possibilità);
– assunzione di delibere del consiglio di amministrazione per iscritto (per diffusione) o tramite mezzi di comunicazione elettronica (a meno che il contratto o lo statuto della società non escludano espressamente tale possibilità);
– votazione per iscritto da parte di un membro del consiglio di amministrazione attraverso un altro membro del consiglio di amministrazione (a meno che il contratto o lo statuto della società non escludano espressamente tale possibilità).

Assemblee dei soci e assemblee generali degli azionisti

Le assemblee dei soci (in una società a responsabilità limitata) e le assemblee generali degli azionisti (in una società per azioni) possono essere tenute esclusivamente sul territorio della Repubblica di Polonia. Esse dovrebbero essere tenute nella citta di sede della società o in un altro luogo indicato nello statuto o determinato da tutti i soci.

Nel caso in cui i soci non possano incontrarsi di persona all’assemblea, possono utilizzare le seguenti soluzioni:

1) Costituzione del procuratore per votare all’assemblea

Il socio o l’azionista può nominare un procuratore che parteciperà all’assemblea in nome e per conto suo ed eserciterà il diritto di voto all’assemblea (a meno che la legge o lo statuto societario non contengano limitazioni in tal senso).

La procura per la votazione dovrebbe essere concessa in forma scritta a pena di nullità.

I membri del consiglio di Amministrazione della data società e i suoi dipendenti non possono essere procuratori all’assemblea dei soci.

2) Votazione per iscritto (nella società a responsabilità limitata)

Nella società a responsabilità limitata vi è la possibilità di assumere delibere dei soci in forma scritta, ossia attraverso:
– assunzione della delibera per iscritto (tramite il consenso dei soci in forma scritta per la data delibera); oppure
– consenso di tutti i soci per una votazione scritta e in seguito una votazione scritta sulla delibera.

La votazione scritta può avvenire indipendentemente dal luogo in cui si trovano i soci.

Tuttavia, la modalità di adozione delle delibere per diffusione non può essere applicata a tutte le delibere – ad esempio, le delibere che richiedono il segreto del voto (ad esempio, delibere sulla revoca dei membri del consiglio di amministrazione o delibere su altre questioni personali).

3) Partecipazione all’assemblea attraverso mezzi di comunicazione elettronica

Vi è la possibilità che i soci partecipino all’assemblea attraverso mezzi di comunicazione elettronica (videoconferenza, teleconferenza, ecc.).

Nell’ambito della Legge, il legislatore ha previsto la possibilità di partecipare all’assemblea mediante comunicazione elettronica, indipendentemente dal fatto che lo statuto o l’atto costitutivo prevedano tale procedura (a meno che le disposizioni del contratto o dello statuto non escludano espressamente l’assunzione di delibere in tale modalità).

In conformità alla Legge, le condizioni per la partecipazione all’assemblea tramite mezzi di comunicazione elettronica sono le seguenti:
– sulla partecipazione all’assemblea con mezzi di comunicazione elettronica decide la persona che convoca l’assemblea,
– l’avviso di convocazione deve contenere informazioni sulle modalità di partecipazione all’assemblea, di esprimersi, di esercitare il diritto di voto e di opporsi alla delibera o alle delibere adottate,
– durante l’assemblea deve essere garantita una comunicazione bidirezionale in tempo reale, e a tutte le persone che partecipano all’incontro e a quelle esterne deve essere data la possibilità di esprimersi durante l’incontro,
– la partecipazione e le votazioni all’ assemblea possono essere effettuate dai soci anche per delega, esercitando il diritto di voto prima o durante l’assemblea.

Le regole dettagliate sulla partecipazione all’assemblea tramite mezzi di comunicazione elettronica dovrebbero essere specificate nel regolamento adottato dal consiglio di sorveglianza (e in assenza di un consiglio di sorveglianza in una società a responsabilità limitata – nel regolamento adottato con delibera dell’assemblea dei soci, che può essere adottata anche senza assemblea).

Tuttavia, tale modalità non equivale alla tenuta dell’assemblea in modo completamente virtuale.
Questo significa in particolare che:
– l’assemblea dovrebbe svolgersi in un luogo determinato in Polonia, designato in conformità alle disposizioni del Codice delle Società Commerciali e dello statuto societario;
– presso il luogo dell’assemblea deve presentarsi il presidente e il segretario (o il notaio – nel caso di verbale redatto sotto forma di atto notarile), e gli altri partecipanti possono comunicare per via elettronica;
– deve essere redatto un verbale scritto sulla riunione.

In caso di società pubbliche la Legge introduce inoltre l’obbligo di garantire la trasmissione in tempo reale della riunione dell’assemblea generale.

La Legge introduce inoltre disposizioni che disciplinano le modalità di conferma da parte della società di ricezione, registrazione e conteggio dei voti espressi elettronicamente – tali disposizioni entrano tuttavia in vigore il 3 settembre 2020.

4) Utilizzo del sistema telematico

L’assunzione delle delibere dei soci mediante un modello di delibera reso disponibile nel sistema telematico è possibile solo nel caso delle società a responsabilità limitata, che sono state costituite secondo il modello di contratto nel sistema telematico.

L’assunzione di tale delibera non richiede la formale convocazione dell’assemblea dei soci e l’unica condizione per la sua assunzione è l’esercizio del diritto di voto da parte di tutti i soci mediante la presentazione di una dichiarazione nel sistema telematico.

La presentazione delle dichiarazioni nell’ambito della votazione sulla delibera in tale modalità richiede la sottoscrizione con firma elettronica, firma elettronica qualificata o firma segreta.

Proroga dei termini per la preparazione e approvazione del bilancio in relazione a COVID-19

La Legge prevede inoltre soluzioni volte ad evitare problemi legati al tempestivo svolgimento dell’assemblea ordinaria dei soci (nella società a responsabilità limitata) e dell’assemblea generale degli azionisti (nella società per azioni), il cui oggetto è, in particolare, l’approvazione del bilancio della società per l’esercizio precedente.

La Legge approvata include un’autorizzazione per l’emissione di un’ordinanza da parte del ministro delle finanze pubbliche, in base alla quale il ministro, in caso di annuncio di uno stato di rischio epidemico o di uno stato di epidemia, può stabilire, in particolare, altre date per l’approvazione dei bilanci, tenendo conto della necessità di garantire il corretto adempimento di tali obblighi.

In data 31 marzo 2020 è stata emanata l’ordinanza del Ministro delle Finanze sulla stabilizzazione di altri termini per l’adempimento degli obblighi in materia di evidenza nonché nella preparazione, approvazione, messa a disposizione e trasmissione al registro competente, all’ente o organo dei rapporti o delle informazioni (Gazz.Uff. del 2020 punto 570), in base al quale è stato rinviato il termine per la redazione dei singoli bilanci, relazioni sull’attività delle unita e dei documenti consolidati finanziari dei gruppi di capitali.

In virtù del regolamento:
– i termini per la redazione del bilancio annuale e della relazione sull’attività dell’entità e del bilancio consolidato e della relazione sull’attività del gruppo di capitale sono stati prorogati di 3 mesi, ovvero tali bilanci devono essere predisposti entro e non oltre 6 mesi dalla data di chiusura del bilancio (se l’esercizio termina il 31 dicembre 2019, il termine scade il 30 giugno 2020);
– i termini per l’approvazione del bilancio e della relazione sull’attività dell’entità e del bilancio consolidato e della relazione sull’attività del gruppo di capitale sono stati prorogati di 3 mesi, ovvero tali bilanci devono essere approvati entro e non oltre 9 mesi dalla data di chiusura del bilancio (se l’esercizio termina il 31 dicembre 2019, il termine scade il 30 settembre 2020);

Nel caso di entità soggette alla vigilanza della Commissione di Vigilanza Finanziaria, i termini di cui sopra sono stati prorogati di 2 mesi.

I termini prorogati si applicano alle obbligazioni relative all’esercizio che si conclude dopo il 29 settembre 2019, ma non oltre il 30 aprile 2020, il cui termine di esecuzione non è scaduto prima del 31 marzo 2020.

Il regolamento è entrato in vigore il 31 marzo 2020.

Politica dei compensi

La legge presuppone inoltre che, in caso di annuncio di un rischio di epidemia o di uno stato di epidemia, il ministro responsabile degli istituti finanziari possa fissare, mediante ordinanza, una data diversa per l’adozione da parte dell’assemblea generale degli azionisti della società di una delibera sulla politica di retribuzione dei membri del consiglio di amministrazione e di sorveglianza di cui all’articolo 36 comma 1 della legge del 16 ottobre 2019 che modifica la legge sull’offerta pubblica e sulle condizioni per l’introduzione di strumenti finanziari nel sistema di commercio organizzato e sulle società pubbliche e alcuni altri atti.

Qualora il ministro emetta tale ordinanza, la delibera dell’assemblea generale sulla politica delle retribuzioni dovrebbe essere adottata entro il termine indicato nell’ordinanza stessa.

***

Molte delle soluzioni presentate sopra possono semplificare e accelerare in modo significativo il funzionamento degli organi societari e la loro operatività quotidiana, non solo durante il periodo di epidemia e delle restrizioni che ne derivano.

Considerando quindi le regolamentazioni, sia quelle in vigore che pianificate, è opportuno prevedere fin d’ora apposite disposizioni statutarie, regolamenti richiesti o concessione di apposite procure.

Il nostro team di diritto societario rimane a Vostra disposizione. Vi invitiamo a contattarci.

Marek Wojnar
marek.wojnar@actlegal-bsww.com
+48 601 379 610, +48 22 420 59 59

Piotr Wojnar
piotr.wojnar@actlegal-bsww.com
+48 602 660 610, +48 22 420 59 59

Janusz Szeliński
janusz.szelinski@actlegal-bsww.com
+48 501 108 468, +48 22 420 59 59

Katarzyna Góra
katarzyna.gora@actlegal-bsww.com
+48 609 255 616, +48 22 420 59 59

Aleksandra Sztajer
aleksandra.sztajer@actlegal-bsww.com
+48 731 208 274, +48 22 420 59 59