Author: Monica Bottari-Dawidek

La chiusura delle frontiere, la cancellazione dei voli e le notevoli restrizioni nell’organizzazione delle riunioni e degli spostamenti dovute allo stato attuale di epidemia possono in modo significativo rendere difficile l’attuale funzionamento delle società e, in particolare, l’assunzione di delibere da parte dei soci, dei consigli di amministrazione e dei consigli di sorveglianza.

La mancata possibilità di assumere delibere da parte dell’assemblea dei soci o del consiglio di amministrazione può influire negativamente sul funzionamento della società o addirittura causare la paralisi della sua attività economica.

Al fine di soddisfare le esigenze dei soci e dei membri degli organi societari, suggeriamo quali soluzioni permetteranno di ridurre al minimo le difficoltà derivanti dallo stato di epidemia, e riassumiamo le modifiche del Codice delle società commerciali adottate all’interno del cosiddetto scudo anticrisi in base della legge del 31 marzo 2020 che modifica la legge sul regime speciale di protezione, prevenzione e lotta contro la COVID-19, le altre malattie infettive e le loro cause e alcuni altri atti (“Legge“).

Consiglio di Sorveglianza

Il funzionamento dei consigli di sorveglianza può essere facilitato tramite l’applicazione dei seguenti meccanismi:
– assunzione delle delibere per iscritto (diffusione);
– votazione sulla delibera tramite mezzi di comunicazione elettronica;
– votazione da parte del membro del consiglio di sorveglianza per iscritto tramite un altro membro del consiglio di sorveglianza.

Tuttavia, a causa dell’approvazione e dell’entrata in vigore della Legge, l’assunzione delle delibere nelle modalità sopra indicate è possibile senza necessità di specificare la base di tale azione nello statuto o nell’atto costitutivo (a meno che lo statuto o l’atto costitutivo non escludano espressamente tale possibilità).

Inoltre, a seguito delle modifiche delle disposizioni del Codice delle società commerciali introdotte con la Legge, in forma scritta (diffusione) e tramite mezzi di comunicazione elettronica possono essere anche assunte alcune delibere riguardanti: materie poste all’ordine del giorno della riunione del consiglio di sorveglianza, elezione del presidente e del vicepresidente del consiglio di sorveglianza, nomina del membro del consiglio di amministrazione, revoca e sospensione di tali persone.

Consiglio di Amministrazione

Ai sensi della Legge, sono state modificate anche le disposizioni del Codice delle società commerciali relative all’assunzione di delibere da parte dei consigli di amministrazione delle società di capitali. In relazione a queste modifiche, è ora ammissibile in virtù della legge:
– partecipazione alle riunioni del consiglio di amministrazione mediante mezzi di comunicazione diretta a distanza (a meno che il contratto o lo statuto della società non escludano espressamente tale possibilità);
– assunzione di delibere del consiglio di amministrazione per iscritto (per diffusione) o tramite mezzi di comunicazione elettronica (a meno che il contratto o lo statuto della società non escludano espressamente tale possibilità);
– votazione per iscritto da parte di un membro del consiglio di amministrazione attraverso un altro membro del consiglio di amministrazione (a meno che il contratto o lo statuto della società non escludano espressamente tale possibilità).

Assemblee dei soci e assemblee generali degli azionisti

Le assemblee dei soci (in una società a responsabilità limitata) e le assemblee generali degli azionisti (in una società per azioni) possono essere tenute esclusivamente sul territorio della Repubblica di Polonia. Esse dovrebbero essere tenute nella citta di sede della società o in un altro luogo indicato nello statuto o determinato da tutti i soci.

Nel caso in cui i soci non possano incontrarsi di persona all’assemblea, possono utilizzare le seguenti soluzioni:

1) Costituzione del procuratore per votare all’assemblea

Il socio o l’azionista può nominare un procuratore che parteciperà all’assemblea in nome e per conto suo ed eserciterà il diritto di voto all’assemblea (a meno che la legge o lo statuto societario non contengano limitazioni in tal senso).

La procura per la votazione dovrebbe essere concessa in forma scritta a pena di nullità.

I membri del consiglio di Amministrazione della data società e i suoi dipendenti non possono essere procuratori all’assemblea dei soci.

2) Votazione per iscritto (nella società a responsabilità limitata)

Nella società a responsabilità limitata vi è la possibilità di assumere delibere dei soci in forma scritta, ossia attraverso:
– assunzione della delibera per iscritto (tramite il consenso dei soci in forma scritta per la data delibera); oppure
– consenso di tutti i soci per una votazione scritta e in seguito una votazione scritta sulla delibera.

La votazione scritta può avvenire indipendentemente dal luogo in cui si trovano i soci.

Tuttavia, la modalità di adozione delle delibere per diffusione non può essere applicata a tutte le delibere – ad esempio, le delibere che richiedono il segreto del voto (ad esempio, delibere sulla revoca dei membri del consiglio di amministrazione o delibere su altre questioni personali).

3) Partecipazione all’assemblea attraverso mezzi di comunicazione elettronica

Vi è la possibilità che i soci partecipino all’assemblea attraverso mezzi di comunicazione elettronica (videoconferenza, teleconferenza, ecc.).

Nell’ambito della Legge, il legislatore ha previsto la possibilità di partecipare all’assemblea mediante comunicazione elettronica, indipendentemente dal fatto che lo statuto o l’atto costitutivo prevedano tale procedura (a meno che le disposizioni del contratto o dello statuto non escludano espressamente l’assunzione di delibere in tale modalità).

In conformità alla Legge, le condizioni per la partecipazione all’assemblea tramite mezzi di comunicazione elettronica sono le seguenti:
– sulla partecipazione all’assemblea con mezzi di comunicazione elettronica decide la persona che convoca l’assemblea,
– l’avviso di convocazione deve contenere informazioni sulle modalità di partecipazione all’assemblea, di esprimersi, di esercitare il diritto di voto e di opporsi alla delibera o alle delibere adottate,
– durante l’assemblea deve essere garantita una comunicazione bidirezionale in tempo reale, e a tutte le persone che partecipano all’incontro e a quelle esterne deve essere data la possibilità di esprimersi durante l’incontro,
– la partecipazione e le votazioni all’ assemblea possono essere effettuate dai soci anche per delega, esercitando il diritto di voto prima o durante l’assemblea.

Le regole dettagliate sulla partecipazione all’assemblea tramite mezzi di comunicazione elettronica dovrebbero essere specificate nel regolamento adottato dal consiglio di sorveglianza (e in assenza di un consiglio di sorveglianza in una società a responsabilità limitata – nel regolamento adottato con delibera dell’assemblea dei soci, che può essere adottata anche senza assemblea).

Tuttavia, tale modalità non equivale alla tenuta dell’assemblea in modo completamente virtuale.
Questo significa in particolare che:
– l’assemblea dovrebbe svolgersi in un luogo determinato in Polonia, designato in conformità alle disposizioni del Codice delle Società Commerciali e dello statuto societario;
– presso il luogo dell’assemblea deve presentarsi il presidente e il segretario (o il notaio – nel caso di verbale redatto sotto forma di atto notarile), e gli altri partecipanti possono comunicare per via elettronica;
– deve essere redatto un verbale scritto sulla riunione.

In caso di società pubbliche la Legge introduce inoltre l’obbligo di garantire la trasmissione in tempo reale della riunione dell’assemblea generale.

La Legge introduce inoltre disposizioni che disciplinano le modalità di conferma da parte della società di ricezione, registrazione e conteggio dei voti espressi elettronicamente – tali disposizioni entrano tuttavia in vigore il 3 settembre 2020.

4) Utilizzo del sistema telematico

L’assunzione delle delibere dei soci mediante un modello di delibera reso disponibile nel sistema telematico è possibile solo nel caso delle società a responsabilità limitata, che sono state costituite secondo il modello di contratto nel sistema telematico.

L’assunzione di tale delibera non richiede la formale convocazione dell’assemblea dei soci e l’unica condizione per la sua assunzione è l’esercizio del diritto di voto da parte di tutti i soci mediante la presentazione di una dichiarazione nel sistema telematico.

La presentazione delle dichiarazioni nell’ambito della votazione sulla delibera in tale modalità richiede la sottoscrizione con firma elettronica, firma elettronica qualificata o firma segreta.

Proroga dei termini per la preparazione e approvazione del bilancio in relazione a COVID-19

La Legge prevede inoltre soluzioni volte ad evitare problemi legati al tempestivo svolgimento dell’assemblea ordinaria dei soci (nella società a responsabilità limitata) e dell’assemblea generale degli azionisti (nella società per azioni), il cui oggetto è, in particolare, l’approvazione del bilancio della società per l’esercizio precedente.

La Legge approvata include un’autorizzazione per l’emissione di un’ordinanza da parte del ministro delle finanze pubbliche, in base alla quale il ministro, in caso di annuncio di uno stato di rischio epidemico o di uno stato di epidemia, può stabilire, in particolare, altre date per l’approvazione dei bilanci, tenendo conto della necessità di garantire il corretto adempimento di tali obblighi.

In data 31 marzo 2020 è stata emanata l’ordinanza del Ministro delle Finanze sulla stabilizzazione di altri termini per l’adempimento degli obblighi in materia di evidenza nonché nella preparazione, approvazione, messa a disposizione e trasmissione al registro competente, all’ente o organo dei rapporti o delle informazioni (Gazz.Uff. del 2020 punto 570), in base al quale è stato rinviato il termine per la redazione dei singoli bilanci, relazioni sull’attività delle unita e dei documenti consolidati finanziari dei gruppi di capitali.

In virtù del regolamento:
– i termini per la redazione del bilancio annuale e della relazione sull’attività dell’entità e del bilancio consolidato e della relazione sull’attività del gruppo di capitale sono stati prorogati di 3 mesi, ovvero tali bilanci devono essere predisposti entro e non oltre 6 mesi dalla data di chiusura del bilancio (se l’esercizio termina il 31 dicembre 2019, il termine scade il 30 giugno 2020);
– i termini per l’approvazione del bilancio e della relazione sull’attività dell’entità e del bilancio consolidato e della relazione sull’attività del gruppo di capitale sono stati prorogati di 3 mesi, ovvero tali bilanci devono essere approvati entro e non oltre 9 mesi dalla data di chiusura del bilancio (se l’esercizio termina il 31 dicembre 2019, il termine scade il 30 settembre 2020);

Nel caso di entità soggette alla vigilanza della Commissione di Vigilanza Finanziaria, i termini di cui sopra sono stati prorogati di 2 mesi.

I termini prorogati si applicano alle obbligazioni relative all’esercizio che si conclude dopo il 29 settembre 2019, ma non oltre il 30 aprile 2020, il cui termine di esecuzione non è scaduto prima del 31 marzo 2020.

Il regolamento è entrato in vigore il 31 marzo 2020.

Politica dei compensi

La legge presuppone inoltre che, in caso di annuncio di un rischio di epidemia o di uno stato di epidemia, il ministro responsabile degli istituti finanziari possa fissare, mediante ordinanza, una data diversa per l’adozione da parte dell’assemblea generale degli azionisti della società di una delibera sulla politica di retribuzione dei membri del consiglio di amministrazione e di sorveglianza di cui all’articolo 36 comma 1 della legge del 16 ottobre 2019 che modifica la legge sull’offerta pubblica e sulle condizioni per l’introduzione di strumenti finanziari nel sistema di commercio organizzato e sulle società pubbliche e alcuni altri atti.

Qualora il ministro emetta tale ordinanza, la delibera dell’assemblea generale sulla politica delle retribuzioni dovrebbe essere adottata entro il termine indicato nell’ordinanza stessa.

***

Molte delle soluzioni presentate sopra possono semplificare e accelerare in modo significativo il funzionamento degli organi societari e la loro operatività quotidiana, non solo durante il periodo di epidemia e delle restrizioni che ne derivano.

Considerando quindi le regolamentazioni, sia quelle in vigore che pianificate, è opportuno prevedere fin d’ora apposite disposizioni statutarie, regolamenti richiesti o concessione di apposite procure.

Il nostro team di diritto societario rimane a Vostra disposizione. Vi invitiamo a contattarci.

Marek Wojnar
marek.wojnar@actlegal-bsww.com
+48 601 379 610, +48 22 420 59 59

Piotr Wojnar
piotr.wojnar@actlegal-bsww.com
+48 602 660 610, +48 22 420 59 59

Janusz Szeliński
janusz.szelinski@actlegal-bsww.com
+48 501 108 468, +48 22 420 59 59

Katarzyna Góra
katarzyna.gora@actlegal-bsww.com
+48 609 255 616, +48 22 420 59 59

Aleksandra Sztajer
aleksandra.sztajer@actlegal-bsww.com
+48 731 208 274, +48 22 420 59 59

Nel Pacchetto Impulsi Controllo per la Sicurezza e lo Sviluppo nel settore del mercato dei capitali, la Commissione di Vigilanza Finanziaria (KNF) ha previsto agevolazioni per gli imprenditori riguardanti, in particolare, la procedura dei documenti di offerta. Le disposizioni dello “scudo anticrisi” emanato il 31 marzo 2020 prevedono tale modifica nel caso del memorandum informativo presentato alla Commissione di Vigilanza Finanziaria in relazione alle cosiddette offerte rotative.

L’emendamento della legge del 29 luglio 2005 sull’offerta pubblica e sulle condizioni per l’introduzione di strumenti finanziari nel sistema di circolazione organizzato nonché sulle società pubbliche (Gazzetta Ufficiale del 2005, n. 184, punto 1539, e successive modifiche) “Legge sull’offerta“, entrata in vigore il 30 novembre 2019, è stato introdotto un regolamento in base a cui un’offerta pubblica di titoli indirizzata a meno di 150 persone fisiche o giuridiche per uno stato membro, diverse dagli investitori qualificati, per la quale il numero di persone a cui erano indirizzate tali offerte pubbliche, dello stesso tipo di titoli, effettuate nel corso dei 12 mesi precedenti superano il numero di 149, richiede la pubblicazione di una nota informativa, che è soggetta all’approvazione dalla Commissione.

In altre parole, il numero di proposte di acquisto presentate nel periodo di 12 mesi viene sommato e se deve superare i 149 destinatari, tale offerta richiede la pubblicazione di un memorandum informativo approvato dalla Commissione di Vigilanza Finanziaria (tuttavia la Legge sull’offerta prevede un’eccezione se l’offerta è rivolta solo ai possessori dello stesso tipo di titoli dello stesso emittente o a soggetti a cui sono state offerte le obbligazioni dell’emittente nell’ambito della conversione dei crediti per l’acquisto di altre obbligazioni di tale emittente emesse in precedenza).

La legge sulla modifica della legge sulle soluzioni speciali relative alla prevenzione, al contrasto e alla lotta contro COVID-19, altre malattie infettive e situazioni di crisi da esse causate e alcuni altri atti (Gazzetta ufficiale del 2020, punto 568), adottata il 31 marzo 2020, prevede che in caso di annuncio di stato di rischio epidemico o di uno stato di epidemia, durante il periodo di validità di questi stati ed entro un mese dalla loro revoca, l’obbligo di approvare il memorandum informativo da parte della Commissione di Vigilanza Finanziaria non si applica in caso di tali offerte pubbliche.

Ciò significa un’importante agevolazione procedurale per gli emittenti che intenderanno acquisire capitali mediante diverse offerte a meno di 150 destinatari diversi dagli investitori qualificati.

In caso di domande, invitiamo a contattare

Piotr Wojnar
Avvocato / Socio Fondatore
piotr.wojnar@actlegal-bsww.com
+48 602 660 610, +48 22 420 59 59

Małgorzata Stefaniak
Avvocato / Socio
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+48 692 546 207, +48 22 420 59 59

Nell’ambito del cosiddetto “scudo anticrisi”, il Presidente ha firmato ieri (31 marzo 2020) una legge che include modifiche alla Legge sugli appalti pubblici (“LAP“). Di seguito presentiamo un riassunto sintetico delle modifiche rispetto al progetto precedentemente da noi discusso dello “scudo anticrisi” (“Progetto precedente“), come presentato in allerta del 24 marzo 2020.

1. ESCLUSIONE DELL’APPLICAZIONE DELLA LEGGE LAP – art. 6 comma 1 della Legge

1.1. A tale riguardo, la Legge non modifica il contenuto proposto nel Progetto Precedente. In base ad esso, la LAP non si applicherà ai contratti per servizi o forniture necessari per contrastare COVID-19 se esiste un’alta probabilità di una rapida e incontrollata diffusione della malattia o se la protezione della salute pubblica lo richiede. Ricordiamo nuovamente che ai sensi dell’articolo 46c della legge del 5 dicembre 2008 sulla prevenzione e la lotta contro le infezioni e le malattie infettive dell’essere umano (“Legge sulle Epidemie“): “agli appalti per servizi, forniture o lavori di costruzione concessi in relazione alla prevenzione o alla lotta contro un’epidemia in una zona in cui è stato annunciato un rischio di epidemia o uno stato di epidemia non si applicano le disposizioni sugli appalti pubblici”.

Tale disposizione copre in modo molto chiaro una gamma più ampia di appalti che sono esclusi dall’applicazione dalla legge LAP in caso di epidemia in quanto comprendono lavori di costruzione.

2. MODIFICHE NEI CONTRATTI DI ORDINI PUBBLICI

2.1. Rimangono soluzioni concernenti la possibilità di modificare il contratto di LAP concluso – in relazione ai termini, così come in relazione all’importo del compenso concordato nel contratto, nonché all’esclusione di responsabilità dei committenti (compresi i committenti settoriali) per la rinuncia allo stabilimento e al recupero delle somme dovute dai contraenti (ad es. penali contrattuali) o alla modifica del contratto, secondo le regole specificate nel progetto.

2.2. Prolungamento del termine entro il quale una parte del contratto di appalto pubblico deve prendere posizione, qualora sia stata informata dall’altra parte dell’impatto (che si è verificato o che può verificarsi) delle circostanze relative al verificarsi di COVID-19 sulla corretta esecuzione del contratto da tale parte. Il termine attualmente è di 14 giorni dalla data di ricevimento di date informazioni e della relativa giustificazione (e delle prove sotto forma di autodichiarazioni o documenti). Precedentemente – 7 giorni.

2.3. Tra parentesi ricordiamo che la modifica di un contratto di appalto pubblico richiede il raggiungimento di un accordo tra le parti del contratto e la stipula di un annesso al contratto, il che significa che non costituisce una rivendicazione indipendente di nessuna delle parti, che comporta una modifica automatica del contratto stesso. Ciò vale anche per le modifiche che potrebbero essere collegate all’attuale situazione di rischio di COVID-19.

2.4. Si precisa esplicitamente che le circostanze relative al verificarsi della COVID-19, di cui alla Legge, non possono costituire una base autonoma per l’esercizio del diritto di recesso contrattuale.

3. RESPONSABILITA DEI COMMITTENTI

Le disposizioni relative “all’esclusione di responsabilità” dei committenti, derivanti dalla legge sulla disciplina della finanza pubblica, per azioni consistenti nella modifica di un contratto di appalto pubblico o nel recesso dalla definizione e dal recupero dei crediti derivanti dall’inadempimento o dalla scorretta esecuzione del contratto di appalto pubblico a seguito di circostanze relative a da COVID-19 non sono state modificate.

4. CAMERA NAZIONALE DI RICORSO [KRAJOWA IZBA ODWOŁAWCZA] e MONITORAGGIO DEI PROCEDIMENTI

Sono previste nuove norme per le attività della Camera Nazionale di Ricorso, ossia:

4.1. nel periodo di stato di epidemia annunciato a causa della COVID-19, la Camera Nazionale di Ricorso non svolge riunioni o udienze con la partecipazione delle parti e dei partecipanti del procedimenti di ricorso;

4.2. La legge non interrompe e non sospende i termini per la presentazione di un ricorso, il che significa che gli appaltatori che desiderano avvalersi delle misure di protezione legale saranno vincolati dai termini risultanti dalla LAP. In caso di ricorso, il termine sarà pertanto di 5 o 10 giorni dalla data di ottenimento delle informazioni sui motivi di presentazione del ricorso.

In tale ambito raccomandiamo di presentare un ricorso in forma elettronica con una firma elettronica qualificata.

4.3. La legge, non sospende neppure i controlli di precedenti ordini cofinanziati dall’Unione Europea, eseguiti dal Presidente dell’Ufficio degli Appalti Pubblici – il valore dell’ordine è pari o superiore, rispettivamente: (i) 20.000.000 EURO per lavori di costruzione e (ii) 10.000.000 Euro per forniture e servizi. La notifica dopo il controllo dovrebbe essere fornita entro e non oltre il 14° giorno dalla data di ricevimento dell’intera documentazione della procedura (30 giorni – in caso di controllo particolarmente complesso).

Manteniamo tutte le nostre raccomandazioni relative agli appaltatori e ai committenti in relazione alla presente situazione, che abbiamo indicato nell’allerta precedente nell’allerta precedente, alla quale Vi rimandiamo.

Siamo a Vostra completa disposizione e Vi assisteremo nella valutazione della Vostra situazione. Vi preghiamo di contattarci in qualsiasi momento via e-mail, telefono o via messaggero istantaneo:

Sebastian Pietrzyk – co-gestore degli appalti pubblici
+48 606 406 531 – WhatsApp
sebastian.pietrzyk@actlegal-bsww.com

Marcelina Daszkiewicz – co-gestore degli appalti pubblici
+48 665 667 667 670 – WhatsApp
marcelina.daszkiewicz@actlegal-bsww.com

La situazione attuale relativa allo stato dell’epidemia COVID-19 colpisce quasi tutti i settori della vita, e quindi anche la legislazione vigente. Recentemente è apparso un progetto di legge sul cosiddetto Scudo anticrisi, che contiene proposte di modifica di molti atti per aiutare gli imprenditori. In relazione a questa situazione, anche il Presidente di UODO ha emesso un comunicato il 12 marzo, in cui ha sottolineato che la normativa sulla protezione dei dati personali non deve essere messa in atto come ostacolo all’attuazione delle attività legate alla lotta contro i coronavirus. Cosa significa questa comunicazione nella pratica? A proposito di questo e di alcuni degli argomenti più frequentemente discussi nel campo della protezione dei dati personali qui di seguito.

RODO è ancora valida

Naturalmente la protezione dei dati non dovrebbe essere in alcun modo un ostacolo, ma va notato che, nonostante la difficile e straordinaria situazione attuale, tutte le disposizioni in materia di protezione dei dati, compresi gli obblighi derivanti da RODO (nonché le sanzioni amministrative pecuniarie), rimangono valide. La comunicazione del Presidente di UODO è solo una direttiva generale e non pregiudica in alcun modo la validità delle disposizioni.

Di conseguenza, non esistono ancora linee guida specifiche che facilitino il trattamento legale dei dati personali da parte degli imprenditori in relazione all’attuale situazione epidemica.

Misurare la temperatura o no?

Da tempo osserviamo che ci sono dubbi sulla possibilità di misurare la temperatura corporea dei dipendenti o di altre persone e, in caso affermativo, su quale base.

In primo luogo, va osservato che i dati relativi alla temperatura corporea sono dati sanitari che, in quanto categorie particolari di dati, non possono essere trattati ai sensi dell’articolo 9 comma1 di RODO. I dati sanitari possono essere trattati solo sulla base di uno dei motivi elencati nel catalogo che elenca l’articolo 9 comma 2 di RODO.

Per abbreviare le considerazioni teoriche al riguardo, segnaliamo che, a nostro avviso, il trattamento dei dati personali mediante misurazioni della temperatura è possibile sia per i dipendenti che per le altre persone alle condizioni indicate di seguito.

Misurazione della temperatura dei dipendenti

Se la temperatura dei lavoratori viene misurata, a nostro avviso, la base appropriata sarebbe l’articolo 9 comma 2 lettera b di RODO, vale a dire che il trattamento è necessario per l’adempimento degli obblighi e dei diritti specifici del responsabile del trattamento o dell’interessato nel campo del diritto del lavoro, della sicurezza sociale e della protezione sociale, nella misura in cui ciò è consentito dal diritto dell’unione o dal diritto dello stato membro, o da un contratto collettivo ai sensi del diritto dello stato membro che prevede adeguate garanzie per i diritti e gli interessi fondamentali dell’interessato. Poiché la suddetta disposizione non costituisce un presupposto autonomo per il trattamento dei dati personali, si dovrebbe anche invocare un corrispondente obbligo del datore di lavoro in materia di diritto del lavoro. A questo proposito, vediamo un tale obbligo nell’articolo 207 del Codice del lavoro.

Si segnala inoltre che il progetto di legge del Senato che modifica la legge sulle soluzioni speciali relative alla prevenzione, al combattere e al contrasto della COVID-19, delle altre malattie infettive e delle situazioni di crisi da esse causate e alcuni altri atti del 13 marzo 2020 prevede l’aggiunta dell’articolo 3 a, secondo il quale:

Articolo 3 a. Per evitare il COVID-19, il datore di lavoro ha il diritto di:
1) chiedere al dipendente informazioni sul fatto che sia stato recentemente a rischio di infezione da COVID-19;
2) chiedere al dipendente che ha un ragionevole sospetto di essere infetto da COVID-19 o che ha soggiornato recentemente in un luogo a rischio di infezione da COVID-19 di sottoporsi alla necessaria visita medica; la visita medica è un servizio sanitario ai sensi dell’articolo 9;
3) monitorare la salute del dipendente prima del suo rientro al lavoro, in particolare misurando la sua temperatura corporea;
4) introdurre ulteriori requisiti di salute o sicurezza e igiene sul posto di lavoro;
5) distaccare il dipendente nell’area a rischio COVID-19 solo nei casi necessari e con il consenso del dipendente, ai sensi dell’articolo 3a

La modifica di cui sopra deve essere valutata positivamente, in quanto i dubbi attuali saranno eliminati.

Misurazione della temperatura a persone diverse dai dipendenti

A nostro avviso, è possibile misurare la temperatura a persone diverse dai dipendenti dell’impresa interessata sulla base del consenso esplicito e volontario di tale persona ai sensi dell’articolo 9 comma 2 lettera a di RODO. Vale la pena notare che il consenso non deve essere scritto, ma esplicito.

Per quanto riguarda la misurazione della temperatura, notiamo anche la crescente popolarità delle termocamere, che non possono essere utilizzate per il trattamento dei dati personali.

Indipendentemente dal processo di elaborazione, non dobbiamo dimenticare di adempiere agli obblighi di RODO nell’elaborazione dei dati personali, in particolare l’obbligo di informazione.

Se avete domande, non esitate a contattarci.

Marek Wojnar
+48 601 379 610
marek.wojnar@actlegal-bsww.com

Piotr Wojnar
+48 602 660 610
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Anna Sawaryn
+48 607 920 411
anna.sawaryn@actlegal-bsww.com

Aleksandra Sztajer
+48 731 208 274
aleksandra.sztajer@actlegal-bsww.com

In data odierna, sul sito web del Parlamento è stato pubblicato il progetto di auto emendamento alla legge COVID.
Il testo completo è disponibile qui.

Secondo questo progetto l’Art. 15ze. della legge che finora prevedeva una riduzione del 90% dell’affitto per gli enti la cui attività in strutture di grandi dimensioni è stata limitata, sarà sostituita da un nuovo regolamento. Esso prevede che durante il periodo del divieto operativo in strutture commerciali con una superficie di vendita superiore a 2000 m2 in conformità alla normativa vigente, scadono gli obblighi reciproci delle parti del contratto di locazione, affitto o altro contratto simile con il quale lo spazio commerciale (contratto) viene messo a disposizione per l’uso. La disposizione prevede inoltre il diritto per il locatario di presentare un’offerta di proroga del contratto per sei mesi – qualora tale offerta non venga presentata, i contratti “saranno considerati non scaduti temporaneamente“. (scrittura originale dalla giustificazione del regolamento).

Secondo la giustificazione del regolamento in questione, “la gestione dell’attività corrente nelle strutture di grandi dimensioni è vietata o è diventata meno redditizia a causa della riduzione del numero di clienti che frequentano i centri commerciali”. Pertanto, i contratti di locazione dovrebbero essere temporaneamente interrotti in modo che i locatari e i locatori non siano obbligati a reciproci rapporti, che generino costi per entrambe le parti in questo periodo“.

Sia la formulazione della suddetta disposizione che la giustificazione del regolamento indicano che l’obiettivo del legislatore è quello di “sospendere temporaneamente” tutti i contratti di locazione in tutte le strutture di grandi dimensioni in Polonia.

Alla luce del regolamento previsto, non è chiaro se le parti che desiderano continuare la loro attività nei centri commerciali (che di norma adesso desiderano continuare) potranno concludere accordi che mantengono gli attuali contratti di locazione in vigore nonostante la loro “sospensione temporanea” prevista dalla legge.

A causa delle conseguenze della mancata presentazione dell’offerta (l’offerta dovrebbe essere presentata non ora, ma entro tre mesi dalla data di revoca del divieto), sarà molto difficile determinare se i contratti di locazione sono attualmente in vigore ( e di conseguenza la realizzazione, p.es. della fatturazione).

In caso di domande, Vi preghiamo di contattarci:

Marek Wojnar
+48 601 379 610
marek.wojnar@actlegal-bsww.com

Marta Kosiedowska
+48 605 107 997
marta.kosiedowska@actlegal-bsww.com

In considerazione alla situazione verificatasi dalla pandemia del cosiddetto coronavirus (COVID-19), il Ministero della Giustizia ha preparato un pacchetto di regolamenti straordinari riguardanti, in particolare, i procedimenti giudiziari.

Le disposizioni elaborate dal Ministero della Giustizia sono incluse nel progetto di legge che modifica la legge sul regime speciale per la prevenzione, la prevenzione e la lotta contro COVID-19, le altre malattie infettive e le situazioni di crisi da esse causate (di seguito il “Progetto di Legge“). Attualmente è in corso una consultazione interministeriale nell’ambito del disegno di legge.

I cambiamenti pianificati più rilevanti:

1. Casi urgenti

1.1. Il Ministero della Giustizia prevede di creare un catalogo di casi urgenti. L’obiettivo è quello di permettere ai tribunale di giustiziare in determinate categorie i casi urgenti che richiedono una giurisdizione assoluta, anche nei casi in cui il tribunale competente per località ha completamente sospeso qualsiasi azione a causa di COVID-19 – anche nel caso di necessita di sottoporre in quarantena i giudici, gli assessori giudiziari o i dipendenti del tribunale.
Il Progetto di Legge prevede l’aggiunta all’attuale legge di un regolamento, secondo il quale i casi urgenti sono, in particolare:
– domande di arresto cautelare
– in cui si applica la detenzione
– in cui è stata rilasciata una misura di protezione
– in materia del mandato d’arresto europeo
– ordinazione di un’interruzione dell’esecuzione della sanzione nel sistema di sorveglianza elettronica
– applicazione di una misura di detenzione sotto forma di collocamento di uno straniero in un centro sorvegliato o in un di arresto per stranieri
– in caso di esecuzione di una pena detentiva o di un’altra pena o misura coercitiva che comporti la pena detentiva, se la decisione del tribunale riguarda la liberazione della persona in detenzione dal carcere o dalla custodia cautelare o è necessaria per l’esecuzione di tale pena o misura coercitiva in tale custodia cautelare o carcere
– revoca dell’autorità genitoriale o rimanente in custodia
– di cui alla legge sulla tutela della salute mentale
– relativa al collocamento o all’estensione di un minorenne in un rifugio per minorenni
– relativa al collocamento di un minorenne straniero in un istituto di cura ed educativo
– richieste di concessione di sicurezza
– interrogatorio dal tribunale della persona per la sicurezza delle prove o per la quale risulta un dubbio di non poter essere ascoltata al processo
– amministrativa, quando la legge fissa un termine per il loro esame da parte del tribunale e i casi di richieste di sospensione dell’esecuzione dell’atto o delle azioni

1.2. L’introduzione di un dato caso nel catalogo dei casi “urgenti” avrebbe le seguenti conseguenze:
– in caso di cessazione totale delle attività da parte del tribunale comune o militare a causa di COVID-19, il presidente della corte d’appello potrà indicare un altro tribunale equivalente, situato nella stessa area di appello, come competente a trattare i casi urgenti che rientrano nella giurisdizione del tribunale che ha cessato le attività;
– in caso di cessazione totale delle attività da parte di tutti i tribunali comuni o militari nell’area di appello COVID-19, il Primo Presidente della Corte Suprema potrà, su richiesta del presidente della corte d’appello in cui area i tribunali hanno cessato attività, indicare un altro tribunale equivalente, situato possibilmente in un’area di appello vicina, come competente a trattare i casi urgenti che rientrano nella giurisdizione del tribunale che ha cessato le attività;
– in caso di cessazione completa delle attività da parte del tribunale amministrativo voivodale a causa della COVID-19, il Presidente del Tribunale Amministrativo Supremo potrà indicare un altro tribunale amministrativo voivodale competente a trattare i casi urgenti che rientrano nella giurisdizione del tribunale che ha cessato le attività.

1.3. Il tribunale indicato come tribunale competente rimarrebbe, a seguito dell’indicazione a trattare i casi urgenti secondo il punto 1.2 come tribunale competente a concludere il procedimento nella data istanza.

2. Decorrenza dei termini

2.1. Il Progetto di Legge prevede che durante il periodo di stato di rischio epidemico o di stato di epidemia dichiarato a causa di COVID-19, la decorrenza dei termini per i procedimenti giudiziari, tra cui:
– procedimenti giudiziari amministrativi;
– procedimenti esecutivi;
– penali, penali e fiscali, reati di infrazione;
– amministrativi, esecutivi in amministrazione;
– nonché i termini per altri procedimenti svolti ai sensi della legge
non si avvia e quello in corso viene sospeso per tale periodo, ossia il periodo dello stato di rischio epidemico o dello stato di epidemia dichiarata a causa della COVID-19.

2.1.1. La regola di cui sopra vale inoltre per la decorrenza del termine:
– per la gestione silenziosa della questione;
– in un altro caso in cui la mancanza di un’obiezione, di una decisione, di un ordine o di un’altra transazione da parte dell’autorità autorizza la parte o il partecipante ad agire, ad intraprendere un’azione o a influisce sui diritti e gli obblighi di una parte del procedimento o di un partecipante al procedimento;
– per esprimere una posizione o per dare un’interpretazione individuale da parte dell’autorità.

Si prega di notare che prima della scadenza del termine di cui al punto 2.1.1 – l’autorità o il soggetto potrà emettere, d’ufficio, una decisione che comprendi pienamente la richiesta di una parte o di un partecipante del procedimento, un certificato di assenza di motivi di opposizione, esprima una posizione o emetta un’interpretazione individuale.

L’autorità, il tribunale o l’ente competente potrà convocare la persona obbligata a compiere l’azione entro un determinato termine, se la mancata esecuzione delle azioni potrebbe comportare:
– un pericolo per la vita o la salute umana o animale;
– gravi danni per l’interesse pubblico;
– danni materiali irreparabili.

In tal caso, la persona obbligata dovrebbe adempiere all’obbligo entro un determinato termine.

Le azioni nei procedimenti sopra indicati, svolte durante il periodo di rischio epidemico o di stato di epidemia annunciato a causa di COVID-19 – sono efficaci.

Il Progetto di Legge prevede che durante il periodo di rischio epidemico o di epidemia dichiarata a causa di COVID-19:
– non si applicano le disposizioni sulla carenza delle autorità e sull’obbligo dell’autorità e dell’ente di comunicare ad una parte o ad un partecipante del procedimento il mancato trattamento del caso entro il termine;
– non vengono imposte sanzioni alle autorità o agli enti per la mancata risoluzione entro i termini di legge.

Inoltre, il Progetto di Legge prevede che la cessazione delle attività da parte del tribunale o dell’autorità durante il periodo di rischio epidemico o di epidemia o annunciato a causa di COVID-19 non può costituire la base di misure legali riguardanti l’inattività, l’eccessività o la violazione del diritto di una parte per l’esame del procedimento senza ritardi ingiustificati.

2.2. Il Progetto di Legge prevede inoltre che i termini previsti dal diritto civile e amministrativo non saranno avviati ma saranno sospesi. Sono i termini seguenti:
– la cui soddisfazione è una condizione la concessione della tutela legale davanti a un tribunale o a un’autorità e i termini entro i quali una parte deve compiere azioni che formano i diritti e i doveri della sua o dell’altra parte del rapporto giuridico;
– occupazione, prescrizione, omissione;
– perentorio, dove l’inosservanza della legge comporta conseguenze negative per la parte;
– termini per gli enti o le unità organizzative soggette all’iscrizione nel registro degli imprenditori o nel registro delle associazioni, di altre organizzazioni sociali e professionali, fondazioni e istituzioni sanitarie pubbliche indipendenti dal Registro Nazionale Giudiziario o di un altro registro tenuto da un’autorità di amministrazione pubblica per lo svolgimento di attività che comportino l’obbligo di presentare al registro competente, nonché termini per l’adempimento da parte di tali enti degli obblighi previsti dalla normativa sul loro ordinamento.

Come nel caso dei termini indicati al punto 2.1 – l’autorità, il tribunale o l’ente competente potrà convocare la persona obbligata a compiere l’azione entro un determinato termine, se la mancata esecuzione dell’azione potrebbe comportare
– pericolo per la vita o la salute umana o animale;
– gravi danni all’interesse pubblico;
– danni materiali irreparabili;
In tal caso, la persona obbligata dovrebbe adempiere all’obbligo entro un determinato termine.

Va tenuto presente che le azioni compiute per esercitare il diritto o l’obbligo durante il periodo di interruzione dell’avvio o di sospensione dei termini indicati nel presente punto – sono efficaci.

3. Presentazione di lettere processuali

Il Ministero della Giustizia prevede di aggiungere al Progetto di Legge in vigore una disposizione secondo la quale, durante uno stato di emergenza o di epidemia o in caso di cessazione dell’attività di un operatore postale che fornisce i servizi comuni, si può presentare una lettera di ricorso al tribunale utilizzando la piattaforma e-PUAP, tuttavia tale lettera deve essere accompagnata da una firma elettronica qualificata.

Inoltre, è possibile presentare al tribunale tramite posta elettronica una lettera con firma elettronica qualificata o la riproduzione digitale di una lettera firmata a mano.

Se la lettera è stata inviata da un indirizzo e-mail precedentemente indicato del mittente o se non vi sono dubbi sulla persona del mittente, la lettera si considera munita di una firma equivalente a quella manoscritta.

Alla lettera presentata in uno dei metodi di cui sopra non deve essere accompagnata da allegati cartacei, ma solo da copie digitali di tutti gli allegati.

Si riserva che le modifiche di legge sopra descritte sono costantemente trattate e pertanto le disposizioni finali possono entrare in vigore con un contenuto modificato.

In caso di domande, non esitate a contattarci:

Jacek Bieniak
Avvocato/Socio fondatore
+48 601 298 869
jacek.bieniak@actlegal-bsww.com

Piotr Smołuch
Avvocato / Socio fondatore
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Dominika Michalska
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I lavori legislativi per aiutare gli imprenditori in relazione al coronavirus stanno velocizzando. Uno degli atti giuridici proposti è la legge sulla concessione di aiuti pubblici per il salvataggio o la ristrutturazione di imprese, il cui progetto è stato reso disponibile il 20 marzo 2020. Il documento è stato presentato per parere al Consiglio di Dialogo Sociale e la sua forma definitiva può ancora essere modificata.

Le soluzioni elaborate prevedono la possibilità di concedere aiuti pubblici agli imprenditori per: a) salvataggio, b) sostegno temporaneo alla ristrutturazione, c) ristrutturazione. La principale forma presunta di concessione di aiuti è un prestito, che può essere utilizzato in ciascuno dei suddetti tipi di aiuti, coperto da un’adeguata garanzia – il progetto prevede una forma di garanzia, in particolare un’ipoteca, un pegno civile o di registro, una cessione del credito, una dichiarazione sulla sottomissione all’esecuzione e una cambiale in bianco. Altre forme di sostegno – disponibili nel caso di aiuti alla ristrutturazione – comprendono l’acquisizione di quote di partecipazione o azioni, l’assunzione di obbligazioni, la rateizzazione o l’annullamento di una sanzione amministrativa pecuniaria.

I fondi stanziati proposti nel progetto dal bilancio statale per la concessione di aiuti ammontano a 100 milioni di PLN all’anno, di cui non più del 69% (69 milioni di PLN) è destinato ad aiuti sotto forma di prestiti, mentre i successivi 29% (29 milioni) sono destinati ad aiuti sotto forma di quote di partecipazione, azioni o obbligazioni e il 2% (2 milioni) è destinato al finanziamento dei costi di concessione degli aiuti.

CONDIZIONI DI CONCESSIONE DI AIUTI

– Condizioni relative all’obiettivo dell’aiuto

La condizione per la concessione di un aiuto consiste nello stabilire che l’aiuto concesso impedisce e porta alla riduzione delle difficoltà sociali o al superamento delle imperfezioni del mercato (che è stato definito in dettaglio nella legge), laddove senza l’aiuto l’obiettivo non sarebbe stato raggiunto o sarebbe stato raggiunto in misura minore. Sono state previste ulteriori condizioni per gli imprenditori che hanno acquistato beni da un altro imprenditore che ha ricevuto aiuti prima della loro cessione, nonché per gli imprenditori appartenenti a gruppi di capitale. Il progetto prevede inoltre condizioni aggiuntive, premesse dettagliate da soddisfare a seconda dello scopo dell’aiuto, ossia se l’aiuto è concesso per a) il salvataggio, b) il sostegno temporaneo alla ristrutturazione, c) la ristrutturazione.

– Condizioni relative all’imprenditore

L’aiuto sarà indirizzato ad un catalogo limitato di imprenditori. La condizione per la concessione dell’aiuto sarà quella di stabilire che l’imprenditore si trovi in uno stato di insolvenza ai sensi della Legge Fallimentare o in uno stato di rischio di insolvenza ai sensi della Legge sulla Ristrutturazione, tuttavia in quest’ultimo caso sarà necessario soddisfare ulteriori condizioni relative alla dimostrazione delle perdite subite e/o del rapporto debito/capitale proprio.

L’aiuto non sarà disponibile, in particolare, per gli imprenditori che:
1) hanno iniziato la loro attività nel periodo inferiore a 3 anni prima della presentazione della domanda di aiuto,
2) svolgono attività economica nei settori del ferro e dell’acciaio, dell’estrazione del carbone o della finanza,
3) operano in un mercato in cui vi è o può esservi una sovrapproduzione strutturale a lungo termine.
4) hanno già beneficiato dell’aiuto nei 10 anni precedenti, con il progetto che prevede eccezioni che consentono loro di beneficiare dell’aiuto prima della fine di tale periodo. Le eccezioni sono strutturate in modo tale che sia possibile ottenere un aiuto per ciascuna delle forme previste dal progetto, a condizione che l’aiuto sia concesso nell’ambito della stessa procedura di aiuto – ad esempio, si possono ottenere aiuti per il salvataggio, poi aiuti temporanei per la ristrutturazione e poi aiuti per la ristrutturazione.

Le restrizioni sopra descritte non si applicheranno ad un imprenditore che fornisce servizi di interesse economico generale nel caso in cui l’aiuto sia necessario per mantenere la continuità di tali servizi, ma per un periodo non superiore a quello necessario fino al trasferimento dell’obbligo di fornire tali servizi ad un’altra impresa.

COME BENEFICIARE DELL’AIUTO?

Secondo il progetto, l’aiuto sarà concesso su richiesta dell’imprenditore, generalmente dal ministro responsabile dell’economia, mentre il progetto prevede che il ministro possa affidare la concessione dell’aiuto all’Agenzia per lo Sviluppo Industriale.

La domanda richiederà informazioni e documenti simili a quelli richiesti nel caso di una domanda di apertura della procedura di ristrutturazione, mentre in alcuni aspetti selezionati le informazioni richieste dovranno essere più ampie (e quindi i requisiti formali della domanda saranno piuttosto elevati). La domanda di aiuto al salvataggio sarà la più semplice, seguita da un sostegno temporaneo alla ristrutturazione, e la maggior parte delle informazioni saranno richieste nella domanda di aiuto alla ristrutturazione.

Le decisioni relative alla concessione dell’aiuto saranno emesse in via amministrativa, sotto forma di decisioni, che saranno soggette a ricorso. La domanda stessa deve essere esaminata entro 30 giorni dalla sua presentazione, ma in casi particolarmente complessi il termine può essere prorogato, ma comunque non oltre i 60 giorni.

***

L’idea dei cambiamenti previsti dovrebbe essere valutata positivamente, in quanto possono contribuire ad ottenere aiuti di stato dagli imprenditori in un momento così difficile come quello dell’epidemia. D’altro lato, un periodo di tempo relativamente lungo per l’esame della domanda e la mancanza di conseguenze pratiche in caso di mancato esame della domanda di aiuto entro i termini possono sollevare alcuni dubbi.

Per qualsiasi domanda, si prega di contattare:

Barbara Szczepkowska
barbara.szczepkowska@actlegal-bsww.com
+48 602 260 127, +48 22 420 59 59

Marek Miszkiel
marek.miszkiel@actlegal-bsww.com
+48 603 553 566, +48 22 420 59 59

La chiusura delle frontiere, la cancellazione dei voli e le notevoli restrizioni nell’organizzazione delle riunioni e degli spostamenti dovute allo stato attuale di epidemia possono in modo significativo rendere difficile l’attuale funzionamento delle società e, in particolare, l’assunzione di delibere da parte dei soci, dei consigli di amministrazione e dei consigli di sorveglianza.

La mancata possibilità di assumere delibere da parte dell’assemblea dei soci o del consiglio di amministrazione può influire negativamente sul funzionamento della società o addirittura causare la paralisi della sua attività economica.

Al fine di soddisfare le esigenze dei soci e dei membri degli organi societari, suggeriamo quali soluzioni permetteranno di ridurre al minimo le difficoltà derivanti dallo stato di epidemia, e riassumiamo le proposte di modifica del Codice delle società commerciali all’interno del cosiddetto scudo anticrisi.

Consiglio di Sorveglianza

Il funzionamento dei consigli di sorveglianza può essere facilitato tramite l’applicazione dei seguenti meccanismi:
– assunzione delle delibere per iscritto (diffusione);
– votazione sulla delibera tramite mezzi di comunicazione elettronica;
– votazione da parte del membro del consiglio di sorveglianza per iscritto tramite un altro membro del consiglio di sorveglianza.

Le azioni di cui sopra sono consentite solo se lo statuto o l’atto costitutivo prevedono tale possibilità.

Tuttavia, attualmente sono in corso lavori sulle nuove normative in questo settore nell’ambito del cosiddetto “scudo anticrisi”. Il progetto di legge emanato per modificare la legge sulle soluzioni speciali relative alla precauzione, alla prevenzione e alla lotta contro la COVID-19, altre malattie infettive e situazioni di crisi da esse causate e alcuni altri atti (“Progetto di Legge“) prevede la possibilità di assumere delibere nelle modalità sopra indicate senza necessità di specificare la base di tale azione nello statuto o nell’atto costitutivo (a meno che lo statuto o l’atto costitutivo non escludano espressamente tale possibilità).

In forma scritta (diffusione) e tramite mezzi di comunicazione elettronica non può essere assunta alcuna delibera riguardante: materie poste all’ordine del giorno della riunione del consiglio di sorveglianza, elezione del presidente e del vicepresidente del consiglio di sorveglianza, nomina del membro del consiglio di amministrazione, revoca e sospensione di tali persone. Nell’ambito del cosiddetto scudo anticrisi, il legislatore prevede di consentire l’assunzione di delibere su tali questioni nelle modalità sopra indicate.

Consiglio di Amministrazione

Attualmente non esistono disposizioni che in modo diretto consentano di assumere delibere del consiglio di amministrazione in forma scritta (per diffusione) o con mezzi di comunicazione elettronica (ad es. videoconferenza). L’ammissibilità dell’utilizzo di tali modalità da parte del consiglio di amministrazione è controversa. Pertanto, si raccomanda di regolamentare completamente le modalità di svolgimento delle riunioni del consiglio di amministrazione nel contratto della società (statuto).

Tuttavia, nell’ambito del Progetto di Legge relativo al cosiddetto scudo anticrisi, il legislatore sta pianificando di:
– consentire la partecipazione alle riunioni del consiglio di amministrazione mediante mezzi di comunicazione diretta a distanza (a meno che il contratto o lo statuto della società non escludano espressamente tale possibilità);
– consentire, ai sensi della legge, l’assunzione di delibere del consiglio di amministrazione per iscritto (per diffusione) o tramite mezzi di comunicazione elettronica (a meno che il contratto o lo statuto della società non escludano espressamente tale possibilità);
– introdurre, ai sensi di legge, la possibilità di voto per iscritto da parte di un membro del consiglio di amministrazione attraverso un altro membro del consiglio di amministrazione (a meno che il contratto o lo statuto della società non escludano espressamente tale possibilità).

Comunque, finora, non sono state adottate modifiche al riguardo.

Assemblee dei soci e assemblee generali degli azionisti

Le assemblee dei soci (in una società a responsabilità limitata) e le assemblee generali degli azionisti (in una società per azioni) possono essere tenute esclusivamente sul territorio della Repubblica di Polonia. Esse dovrebbero essere tenute nella citta di sede della società o in un altro luogo indicato nello statuto o determinato da tutti i soci.

Nel caso in cui i soci non possano incontrarsi di persona all’assemblea, possono utilizzare le seguenti soluzioni:

1) Costituzione del procuratore per votare all’assemblea
Il socio o l’azionista può nominare un procuratore che parteciperà all’assemblea in nome e per conto suo ed eserciterà il diritto di voto all’assemblea (a meno che la legge o lo statuto societario non contengano limitazioni in tal senso).
La procura per la votazione dovrebbe essere concessa in forma scritta a pena di nullità.
I membri del consiglio di Amministrazione della data società e i suoi dipendenti non possono essere procuratori all’assemblea dei soci.

2) Votazione per iscritto (nella società a responsabilità limitata)
Nella società a responsabilità limitata vi è la possibilità di assumere delibere dei soci in forma scritta, ossia attraverso:
– assunzione della delibera per iscritto (tramite il consenso dei soci in forma scritta per la data delibera); oppure
– consenso di tutti i soci per una votazione scritta e in seguito una votazione scritta sulla delibera.

La votazione scritta può avvenire indipendentemente dal luogo in cui si trovano i soci.

Tuttavia, la modalità di adozione delle delibere per diffusione non può essere applicata a tutte le delibere – ad esempio, le delibere che richiedono il segreto del voto (ad esempio, delibere sulla revoca dei membri del consiglio di amministrazione o delibere su altre questioni personali).

3) Partecipazione all’assemblea attraverso mezzi di comunicazione elettronica

Vi è la possibilità che i soci partecipino all’assemblea attraverso mezzi di comunicazione elettronica (videoconferenza, teleconferenza, ecc.). Al momento ciò è possibile solo se il contratto o lo statuto della società prevedono la possibilità di svolgere un’assemblea in questo modo.

La partecipazione dei soci all’assemblea senza necessità di essere fisicamente presenti all’assemblea, e solo mediante mezzi di comunicazione elettronica, è consentita se la trasmissione dell’assemblea avviene in tempo reale, e i soci che si trovano al di fuori del luogo dell’assemblea hanno la possibilità di comunicare e di esprimersi durante l’assemblea in tempo reale.

Tuttavia, tale modalità non equivale alla tenuta dell’assemblea in modo completamente virtuale.
Questo significa in particolare che:
– l’assemblea dovrebbe svolgersi in un luogo determinato in Polonia, designato in conformità alle disposizioni del Codice delle Società Commerciali e dello statuto societario;
– presso il luogo dell’assemblea deve presentarsi il presidente e il segretario (o il notaio – nel caso di verbale redatto sotto forma di atto notarile), e solo i soci possono comunicare per via elettronica;
– deve essere redatto un verbale scritto sulla riunione.

I soci possono partecipare e votare in assemblea con mezzi di comunicazione elettronica anche mediante un procuratore, nel secondi i principi sopra indicati.

4) Utilizzo del sistema telematico

L’assunzione delle delibere dei soci mediante un modello di delibera reso disponibile nel sistema telematico è possibile solo nel caso delle società a responsabilità limitata, che sono state costituite secondo il modello di contratto nel sistema telematico.

L’assunzione di tale delibera non richiede la formale convocazione dell’assemblea dei soci e l’unica condizione per la sua assunzione è l’esercizio del diritto di voto da parte di tutti i soci mediante la presentazione di una dichiarazione nel sistema telematico.

La presentazione delle dichiarazioni nell’ambito della votazione sulla delibera in tale modalità richiede la sottoscrizione con firma elettronica, firma elettronica qualificata o firma segreta.

Assemblea Ordinaria dei Soci / Assemblea Generale degli Azionisti

Il Progetto di Legge prevede inoltre soluzioni volte ad evitare problemi legati al tempestivo svolgimento dell’assemblea ordinaria dei soci (nella società a responsabilità limitata) e dell’assemblea generale degli azionisti (nella società per azioni), il cui oggetto è, in particolare, l’approvazione del bilancio della società per l’esercizio precedente.

Secondo il codice delle società commerciali, sia l’assemblea ordinaria dei soci che l’assemblea generale ordinaria dovrebbero svolgersi entro sei mesi dalla fine di ogni esercizio. Nell’ambito del Progetto di Legge, il legislatore prevede di rilasciare un’autorizzazione per l’emissione di un’ordinanza da parte del ministro delle finanze pubbliche, in base alla quale il ministro, in caso di annuncio di uno stato di rischio epidemico o di uno stato di epidemia, può stabilire, in particolare, altre date per l’approvazione dei bilanci, tenendo conto della necessità di garantire il corretto adempimento di tali obblighi (è necessario notare che il 20 marzo 2020 è stata emanata l’ordinanza del ministro della sanità sull’annuncio dello stato di epidemia sul territorio della Repubblica di Polonia). La suddetta autorizzazione avrebbe tuttavia carattere facoltativo. Nel caso in cui il regolamento preveda un nuovo termine per l’adempimento degli obblighi di approvazione del bilancio, che sia superiore a 6 mesi dalla chiusura dell’esercizio, l’assemblea ordinaria dei soci e l’assemblea generale degli azionisti dovrebbero tenersi entro la data indicata nell’ordinanza.

Politica dei compensi

Il Progetto di Legge prevede inoltre modifiche alla legge del 16 ottobre 2019 che modifica la legge sull’offerta pubblica e sulle condizioni per l’introduzione di strumenti finanziari nel sistema di commercio organizzato e sulle società pubbliche e alcuni altri atti. Le modifiche previste prevedono che l’assemblea generale della società (ossia una società con sede legale nel territorio della Repubblica di Polonia, con almeno un’azione ammessa nel mercato regolamentato) adotti una delibera sulla politica dei compensi dei membri del consiglio di amministrazione e di sorveglianza della società fino al 31 agosto 2020.

Molte delle soluzioni presentate sopra possono semplificare e accelerare in modo significativo il funzionamento degli organi societari e la loro operatività quotidiana, non solo durante il periodo di epidemia e delle restrizioni che ne derivano.

Alcune delle soluzioni di cui sopra possono essere applicate solo se le disposizioni statutarie lo consentono. Pertanto, è opportuno prevedere fin d’ora apposite disposizioni statutarie in merito o concessione di apposite procure.

Il nostro team di diritto societario rimane a Vostra disposizione. Vi invitiamo a contattarci.

Marek Wojnar
marek.wojnar@actlegal-bsww.com
+48 601 379 610, +48 22 420 59 59

Piotr Wojnar
piotr.wojnar@actlegal-bsww.com
+48 602 660 610, +48 22 420 59 59

Janusz Szeliński
janusz.szelinski@actlegal-bsww.com
+48 501 108 468, +48 22 420 59 59

Katarzyna Góra
katarzyna.gora@actlegal-bsww.com
+48 609 255 616, +48 22 420 59 59

In relazione ai lavori in corso sull’emendamento della cosiddetta legge speciale COVID-19, presentiamo alcune informazioni selezionate riguardanti i cambiamenti proposti dal governo in materia di occupazione dei dipendenti e di sostegno ai datori di lavoro nell’organizzazione del lavoro e nel pagamento dei compensi al fine di proteggere i posti di lavoro.

Sovvenzioni dei compensi

Finanziate dal Fondo delle Prestazioni Garantite ai Dipendenti

Il pagamento di prestazioni per sovvenzionare i compensi dei dipendenti (persone impiegate sulla base di contratti di lavoro, contratti di mandato e altri contratti di diritto civile dai quali vengono pagati i contributi previdenziali) coperti dall’inattività economica o dalla riduzione dell’orario di lavoro nonché per pagare i contributi previdenziali dei dipendenti dovuti dal datore di lavoro, per un periodo complessivo di 3 mesi dopo la data di sottoscrizione del contratto di concessione della prestazione.

La sovvenzione nell’importo:
– non superiore al 50% della retribuzione minima per il lavoro (1300 PLN) – nel caso di dipendenti coperti da tempi di inattività economica;
– metà del compenso, ma non superiore al 40% dello stipendio medio mensile del trimestre precedente (2079,43 PLN) – nel caso di dipendenti coperti da orario di lavoro ridotto (del 20%, ma non più di metà ore del tempo pieno).
Il finanziamento sarebbe disponibile durante il periodo di inattività economica o di riduzione dell’orario di lavoro introdotto dal datore di lavoro a causa del verificarsi di una diminuzione del fatturato economico in relazione al COVID 19, inteso come diminuzione delle vendite di beni o servizi, in termini di quantità o di valore:
– non meno del 15%, calcolato come rapporto tra il fatturato totale in 2 mesi consecutivi nel periodo da gennaio 2020 e il fatturato totale dei analoghi 2 mesi dell’anno precedente, oppure
– non meno del 25% del fatturato mensile nel periodo da gennaio 2020 rispetto al mese precedente.

Finanziamento da parte dei presidenti del comune (ufficio comunale del lavoro)

Sovvenzione di una parte dei costi dei compensi dei dipendenti e dei contributi previdenziali dovuti per le micro, piccole e medie imprese che impiegano dipendenti, in caso di diminuzione del fatturato economico a seguito del verificarsi della COVID-19 entro 2 mesi consecutivi dopo il 1° gennaio 2020, rispetto al fatturato totale entro 2 mesi di calendario consecutivi dell’anno precedente, concesso per un periodo non superiore a 6 mesi per le micro e piccole imprese e a 3 mesi per le medie imprese.

Tale sovvenzione è destinata a coprire, a seconda della diminuzione del fatturato:

(i) diminuzione del fatturato di almeno 30% – moltiplicato del numero di dipendenti e del 50% del compenso minimo,

(ii) calo del fatturato di almeno 50 % – moltiplicato del numero di dipendenti e del 70 % del compenso minimo,

(iii) calo del fatturato di almeno 80 % – moltiplicato del numero di dipendenti e del 90 % del compenso minimo.

La concessione delle singole prestazioni di cui sopra sarà inoltre soggetta ad una serie di criteri aggiuntivi, che a causa dell’ampiezza dell’argomento non possono essere discussi nella presente allerta.

Esami periodici di qualificazione per l’ammissione al lavoro

Si propone di sospendere l’obbligo di effettuare esami periodici e post-lavoro con alcune sostanze pericolose e di vietare il lavoro senza un certificato medico valido. Tali esami dovranno essere effettuati entro un periodo non superiore a 60 giorni dalla data di cancellazione dello stato di rischio epidemico o dello stato di epidemica.

Resta comunque valido l’obbligo di effettuare controlli ed esami preliminari, ma in caso non sia disponibile un medico con autorizzazione temporanea, il controllo potrà essere effettuato e potrà rilasciare il certificato un altro medico.

Assegno di assistenza supplementare

Ai dipendenti che si occupano dei bambini fino a 8 anni di età vengono offerti altri 14 giorni di indennità di assistenza (non sono inclusi i giorni sfruttati in base alle disposizioni della legge speciale prima dell’emendamento).

Anche l’indennità di tutela supplementare verrebbe concessa per 14 giorni:

1. assicurato per la necessità di prendersi cura di una persona con un grado di invalidità significativo o moderato fino all’età di 18 anni o con un certificato di invalidità

2. una persona assicurata esentata dal lavoro a causa della necessità di occuparsi personalmente di un adulto invalido;

Allo stesso tempo, si propone che il Consiglio dei Ministri possa prolungare tali periodi oltre i periodi indicati nella legge specialistica, qualora ciò si renda necessario a causa dell’estensione dei periodi di chiusura delle strutture assistenziali e delle scuole.

Cambiamento delle condizioni di lavoro in condizioni meno convenienti.

Si propone inoltre che da un datore di lavoro che abbia registrato una certa diminuzione del fatturato economico e che non sia in ritardo con il pagamento delle imposte, dei contributi previdenziali, dell’assicurazione sanitaria, ecc. (con eccezioni) fino alla fine del terzo trimestre 2019, sia ammissibile:

– limitare il riposo giornaliero minimo ininterrotto a non meno di 8 ore (da 11 ore) e il riposo settimanale minimo ininterrotto a non meno di 32 ore (da 35 ore), che copra almeno 8 ore di riposo giornaliero ininterrotto, tuttavia in tale caso il lavoratore avrebbe diritto a un periodo di riposo equivalente – la differenza tra 11 ore e il numero di ore di riposo più breve preso dal dipendente, che il datore di lavoro è tenuto a concedere al lavoratore per un periodo non superiore a 8 settimane;

– di concludere un accordo per applicare ai dipendenti condizioni di lavoro meno favorevoli di quelle risultanti dai contratti di lavoro conclusi con tali dipendenti nella misura e per la durata concordata nell’accordo concluso con le organizzazioni sindacali o i rappresentanti dei lavoratori, qualora non vi siano organizzazioni sindacali presso il datore di lavoro.

In caso di domande, Vi invitiamo a contattarci:

Ewa Bieniak
Avvocato / Of Counsel
ewa.bieniak@actlegal-bsww.com
+48 691 951 285

Piotr Pośnik
Avvocato / Socio
piotr.posnik@actlegal-bsww.com
+48 607 880 133

Ewa Ostaszkiewicz-Sobiczewska
Avvocato / Socio
ewa.ostaszkiewicz@actlegal-bsww.com
+48 660 202 647, +48 22 420 59 59

Marta Podskarbi
Avvocato / Avvocato associato senior
marta.podskarbi@actlegal-bsww.com
+48 604 506 607, +48 22 420 59 59

L’epidemia di coronavirus ha cambiato la realtà polacca, ma non ha bloccato l’entrata in vigore dell’emendamento della legge fallimentare introdotta dalla legge del 30 agosto 2009. Già da oggi (24 marzo 2020) sono in vigore le nuove disposizioni. Oltre alle modifiche fondamentali nel fallimento dei consumatori, che da ora spetterà praticamente a tutti, ai cambiamenti nell’indebitamento degli imprenditori essenti persone fisiche e all’aumento degli obblighi del curatore in materia di presentazione dei crediti, sta cambiando, in particolare, l’istituzione del pre-pack.

Che cos’è il pre-pack?

Il pre-pack, ovvero la liquidazione preparata, è un istituto di diritto fallimentare polacco avente lo scopo di consentire una transizione fluida dell’imprenditore fallito nelle mani dell’acquirente non appena dichiarato il fallimento. Grazie a questo, l’impresa rimane in movimento, i posti di lavoro, i contratti e i clienti sono mantenuti. Il successo del pre-pack rende più brevi i tempi della procedura fallimentare, riduce i costi e aumenta la soddisfazione dei creditori. La procedura consiste nel fatto che già nella fase della procedura fallimentare, il partecipante di tale procedura presenta una domanda di approvazione delle condizioni di vendita della massa fallimentare. Il pre-pack può coprire l’intera impresa del fallito, una parte della sua organizzazione o i beni che costituiscono una parte significativa dell’impresa. Alla domanda si allega la descrizione e la stima di una determinata parte del patrimonio preparata da un perito, si indica il prezzo proposto e l’acquirente. L’acquirente può essere praticamente qualsiasi soggetto.

Se il tribunale ritiene che l’offerta presentata sia più vantaggiosa della vendita del patrimonio del fallito in una procedura di fallimento “tradizionale”, approva le condizioni di vendita contemporaneamente alla dichiarazione di fallimento. Grazie al pre-pack, l’intera impresa può essere consegnata all’acquirente al momento della dichiarazione di fallimento del debitore.

Modifiche più importanti introdotte dalla nuova legge

1. possibilità di presentare una domanda di pre-pack in qualsiasi fase della procedura fallimentare (finora era possibile solo insieme alla domanda di fallimento);

2. ad ogni partecipante della procedura fallimentare spetterà la legittimità di presentare una domanda di pre-pack; la domanda potrà quindi essere presentata tramite:
– un creditore che presenta la domanda di fallimento del debitore,
– un debitore che presenta la domanda di fallimento,
– un debitore che non presenta la propria domanda di fallimento, in particolare in risposta alla domanda del creditore (anche come eventuale domanda, formulata nel caso in cui il tribunale, nonostante la posizione contraria del debitore, dichiari il suo fallimento);

3. la domanda di approvazione delle condizioni di vendita potrà riguardare più di un acquirente;

4. è stato introdotto un requisito di cauzione pari al 10% del prezzo offerto. Se il contratto di vendita non viene concluso per colpa dell’acquirente, il curatore trattiene la cauzione;

5. sarà introdotta una maggiore tutela dei creditori garantiti dal patrimonio del debitore – il ricorrente sarà obbligato ad allegare un elenco di garanzie costituite dai creditori sul patrimonio del debitore con copie della domanda per i creditori noti garantiti dal patrimonio del debitore. Il tribunale li informa del procedimento in corso e gli consegna le copie della domanda. I creditori materiali potranno presentare la loro posizione al tribunale (entro 14 giorni dalla consegna della domanda). In particolare, essi dovrebbero verificare se la valutazione del bene allegata dal depositante non sia sottovalutata;

6. in caso di presentazione della domanda di pre-pack, sarà nominato un supervisore giudiziario temporaneo (eventualmente un amministratore obbligato). Il suo compito sarà, in particolare, di esaminare la situazione del debitore e di stilare una relazione contenente informazioni rilevanti ai fini della domanda di approvazione delle condizioni di vendita. Questo per garantire che il pre-pack venga eseguito in modo efficiente e trasparente;

7. l’informazione relativa alla presentazione di una domanda per il pre-pack sarà annunciata nel MSiG. Da una parte, l’annuncio mira a inviare un segnale ad altri potenziali acquirenti affinché presentino la propria domanda di pre-pack nella stessa procedura. Dall’altra parte, tale soluzione serve per proteggere i partecipanti del procedimento contro le accuse di violazione dei diritti dei creditori, mediante la vendita ad un prezzo ribassato, senza un adeguato esame dell’ interesse di altri partecipanti presenti sul mercato per l’acquisizione del patrimonio del debitore;

8. nel caso in cui siano state presentate almeno due domande di approvazione delle condizioni di vendita, tra gli acquirenti sara effettuata un’asta per selezionare le condizioni di vendita più favorevoli. L’obiettivo è quello di ottenere il prezzo di vendita più alto possibile, tuttavia la questione è molto controversa. Prima di tutto, può avere un impatto molto negativo sulla velocità del procedimento, che finora è stata il principale vantaggio del pre-pack. Tanto più che la domanda di approvazione delle condizioni di vendita non potrà essere esaminata prima di 30 giorni dalla data dell’annuncio in MSiG sulla sua presentazione. Inoltre, non è stato definito il caso in cui l’oggetto delle due domande di partecipazione al pre-pack non sia lo stesso; come si deve svolgere l’asta e quali criteri adottare se una delle domande riguarderà l’intera impresa e l’altra una parte organizzativa dell’impresa? A queste e ad altre domande si troverà risposta solo nella pratica.

L’emendamento ha certamente sciolto alcuni dei dubbi sulla procedura di liquidazione preparata, e, in alcuni casi, ha sanzionato la prassi dei tribunali che è stata modellata nei 4 anni di funzionamento di questo istituto (ad esempio, nella nomina di un supervisore giudiziario temporaneo). Il vantaggio di tale emendamento è certamente l’introduzione dell’istituto della cauzione, il rafforzamento della posizione dei creditori materiali o l’introduzione di una maggiore trasparenza delle procedure. Tuttavia, alcune soluzioni completamente nuove hanno causato una valanga di ulteriori domande sull’applicazione della legge. In particolare, l’introduzione di un’asta obbligatoria per diverse aste in caso di domande concorrenti solleva una serie di dubbi. Le risposte definitive a questi dubbi saranno note nei prossimi anni di funzionamento dell’istituto pre-pack, in quanto saranno maturate solo dalla dottrina e dalla pratica dei tribunali.

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