Miesiąc: kwiecień 2020

Projekt tzw. „tarczy antykryzysowej 2.0” trafił właśnie do Sejmu („Projekt Ustawy”). W przekazanej wersji znalazły się kolejne zmiany do już obowiązującej specustawy, w tym dotyczące Prawa zamówień publicznych („PZP”). Poniżej przedstawiamy syntetyczne podsumowanie projektowanych zmian.

1. ZMIANY W ZAKRESIE UMÓW O ZAMÓWIENIE PUBLICZNE

1.1. Pozostawiono rozwiązania dotyczące możliwości modyfikacji zawartej umowy PZP – w zakresie terminów, sposobu realizacji zamówienia lub zakresu świadczenia a także wyłączenia odpowiedzialności zamawiających (również zamawiających sektorowych) za odstąpienie od ustalenia i dochodzenia od wykonawców należności (np. kar umownych) lub dokonanie zmiany umowy, na zasadach określonych w projekcie.

1.2. Dodano nową okoliczność, która wpływa lub może wpłynąć na realizację umowy (związaną z COVID-19) i o której strony powinny się informować. Według Projektu Ustawy są to: „inne okoliczności, które uniemożliwiają bądź w istotnym stopniu ograniczają możliwość wykonania umowy”.

1.3. Dotychczasowe okoliczności, jak również nowo projektowane w równym stopniu mają dotyczyć podwykonawców, jak i dalszych podwykonawców.

1.4. Dodano przepis precyzujący dla wykonawców mających siedzibę poza Rzeczpospolitą Polską o treści: „w przypadku wykonawców mających siedzibę lub wykonujących działalność związaną z realizacją umowy poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w miejsce dokumentów, o których mowa w pkt 1–5, składa się dokumenty wydane przez odpowiednie instytucje w tych krajach lub oświadczenia tych wykonawców”.

1.5. Projekt Ustawy zmienia też zasadę zmiany umowy o zamówienie publiczne w zakresie wynagrodzenia w ten sposób, że obecne postanowienie o treści: „zmianę zakresu świadczenia wykonawcy i odpowiadającą jej zmianę wynagrodzenia wykonawcy – o ile wzrost wynagrodzenia spowodowany każdą kolejną zmianą nie przekroczy 50% wartości pierwotnej umowy” będzie zastąpione postanowieniem: „zmianę zakresu świadczenia wykonawcy i odpowiadającą jej zmianę wynagrodzenia lub sposobu rozliczenia wynagrodzenia wykonawcy”. Oznacza to, że zmiana wynagrodzenia lub sposoby rozliczenia będzie „szła zawsze w parze” ze zmianą zakresu świadczenia, czyli na podstawie przepisów specustawy (zarówno obowiązującej, jak i projektowanej) nie jest możliwe żądanie samej zmiany wynagrodzenia (sposobu rozliczania) bez jednoczesnej zmiany zakresu świadczenia.

1.6. Projekt Ustawy wprowadza regulację dotyczącą formy zawierania umów o zamówienie publiczne w następujący sposób: „W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz związanych z nimi ograniczeń w przemieszczaniu się, umowy o zamówienie publiczne zawierane są pod rygorem nieważności w formie pisemnej, albo za zgodą zamawiającego w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym”.

1.7. Przewiduje się, że przepisy Projektowanej Ustawy będą miały zastosowanie do umów o zamówienie publiczne, do których nie stosuje się przepisów PZP.

1.8. Wprowadzono analogiczne zasady informowania się stron i zmiany umów dla stron umów offsetowych zawartych na podstawie przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 2014 r. o niektórych umowach zawieranych w związku z realizacją zamówień o podstawowym znaczeniu dla bezpieczeństwa państwa.

1.9. Na marginesie przypominamy, iż zmiana umowy o zamówienie publiczne wymaga osiągnięcia porozumienia pomiędzy stronami tej umowy i zawarcia aneksu do umowy, co oznacza, że nie stanowi samodzielnego roszczenia żadnej ze stron, powodującego automatyczną zmianę tej umowy. Dotyczy to również zmian, które mogłyby być związane z obecną sytuacją zagrożenia COVID-19.

2. ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZAMAWIAJĄCYCH

Pozostawiono bez zmian postanowienia dotyczące „wyłączenia odpowiedzialności” zamawiających, wynikającej z ustawy o dyscyplinie finansów publicznych, za działania polegające na dokonaniu zmiany umowy o zamówienie publiczne lub odstąpienia od ustalenia i dochodzenia należności powstałych w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego na skutek okoliczności związanych z COVID-19.

3. KRAJOWA IZBA ODWOŁAWCZA

1.1. Obecnie Urząd Zamówień Publicznych wspólnie z Krajową Izbą Odwoławczą oraz Ministerstwem Rozwoju pracują nad wznowieniem rozpatrywania odwołań przez Krajową Izbę Odwoławczą.

1.2. Z informacji zawartych na stronie UZP wynika, że przygotowany został tymczasowy tryb orzekania Krajowej Izby Odwoławczej na podstawie dokumentacji przekazanej przez strony postępowania, przy czym wymaga to dodatkowych zmian organizacyjnych i legislacyjnych.

W niniejszej sytuacji nadal rekomendujemy wnoszenie odwołania w postaci elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Podtrzymujemy wszystkie naszej zalecenia dotyczące wykonawców i zamawiających w związku z zaistniałą sytuacją, które wskazaliśmy w naszych poprzednich alertach, do których Państwa odsyłamy (alert 1 i alert 2).

Jesteśmy do Państwa pełnej dyspozycji i służymy pomocą w ocenie Państwa sytuacji. Prosimy o kontakt w dowolnej chwili drogą elektroniczną lub telefonicznie:

Sebastian Pietrzyk – współkierujący praktyką zamówień publicznych
+48 606 406 531
sebastian.pietrzyk@actlegal-bsww.com

Marcelina Daszkiewicz – współkierująca praktyką zamówień publicznych
+48 665 667 670
marcelina.daszkiewicz@actlegal-bsww.com

Zamknięcie granic, odwołane loty oraz znaczące ograniczenia w organizowaniu zgromadzeń i przemieszczaniu się wynikające z obecnego stanu epidemii mogą istotnie utrudnić bieżące funkcjonowanie spółek, a w szczególności podejmowanie uchwał przez wspólników, zarządy i rady nadzorcze.

Brak możliwości podjęcia uchwał przez zgromadzenie wspólników czy zarząd może negatywnie wpływać na funkcjonowanie spółki, a nawet powodować paraliż jej działalności biznesowej.

Wychodząc naprzeciw potrzebom wspólników i członków organów spółek, podpowiadamy, jakie rozwiązania pozwolą zminimalizować utrudnienia wynikające z obowiązywania stanu epidemii, oraz podsumowujemy zmiany Kodeksu spółek handlowych przyjęte w ramach tzw. tarczy antykryzysowej na podstawie ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw („Ustawa”).

Rada nadzorcza

Funkcjonowanie rad nadzorczych może zostać uproszczone poprzez zastosowanie następujących mechanizmów:
– podejmowanie uchwał w trybie pisemnym (obiegowo);
– głosowanie nad uchwałą za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej;
– oddanie głosu przez członka rady nadzorczej na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej.

Obecnie, w wyniku uchwalenia i wejścia w życie Ustawy, podejmowanie uchwał w ww. trybach jest możliwe bez konieczności określania podstawy takiego działania w umowie spółki lub statucie (chyba że umowa lub statut spółki wprost wyłączą taką możliwość).

Ponadto, w wyniku zmian przepisów Kodeksu spółek handlowych wprowadzonych Ustawą, w trybie pisemnym (obiegowo) oraz za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej mogą zostać podjęte także uchwały dotyczące: spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej, wyborów przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób.

Zarząd

Na podstawie Ustawy zmienione zostały także przepisy Kodeksu spółek handlowych dotyczące podejmowania uchwał zarządów spółek kapitałowych. W związku z tymi zmianami, na mocy ustawy dopuszczalne jest obecnie:
– uczestniczenie w posiedzeniach zarządu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (chyba że umowa lub statut spółki wprost wyłączają taką możliwość);
– podejmowanie uchwał zarządu w trybie pisemnym (obiegowo) lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (chyba że umowa lub statut spółki wprost wyłączają taką możliwość);
– oddanie głosu przez członka zarządu na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu (chyba że umowa lub statut spółki wprost wyłączają taką możliwość).

Zgromadzenia wspólników oraz walne zgromadzenia akcjonariuszy

Zgromadzenia wspólników (w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością) i walne zgromadzenia akcjonariuszy (w spółce akcyjnej) mogą odbywać się wyłącznie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Powinny się one odbywać w miejscowości będącej siedzibą spółki lub innym miejscu wskazanym umową spółki lub ustalonym przez wszystkich wspólników.

W przypadku gdy wspólnicy nie mogą osobiście spotkać się na zgromadzeniu, mogą skorzystać z następujących rozwiązań:

1) Ustanowienie pełnomocnika do głosowania na zgromadzeniu

Wspólnik lub akcjonariusz może ustanowić pełnomocnika, który będzie w jego imieniu uczestniczyć w zgromadzeniu oraz wykonywać na nim prawo głosu (o ile ustawa lub umowa spółki nie zawierają w tej kwestii ograniczeń).

Pełnomocnictwo do głosowania powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności.

Pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników nie mogą być członkowie zarządu danej spółki oraz jej pracownicy.

2) Głosowanie pisemne (w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością)

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością istnieje możliwość podejmowania uchwał wspólników w trybie pisemnym, tj. poprzez:
– podjęcie uchwały na piśmie (poprzez wyrażenie pisemnej zgody wspólników na daną uchwałę); albo
– wyrażenie przez wszystkich wspólników zgody na przeprowadzenie głosowania pisemnego, a następnie przeprowadzenie głosowania pisemnego nad uchwałą.

Głosowanie pisemne może się odbyć niezależnie od miejsca, w którym znajdują się wspólnicy.

Tryb obiegowego podjęcia uchwał nie może być jednak stosowany do wszystkich uchwał – przykładowo, nie mogą być podejmowane w takim trybie uchwały wymagające zachowania tajności głosowania (np. uchwały dot. odwołania członków zarządu lub uchwały w innych sprawach osobowych).

3) Udział w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Istnieje możliwość uczestnictwa wspólników w zgromadzeniu za pomocą środków komunikacji elektronicznej (wideokonferencja, telekonferencja itp.).

W ramach Ustawy, ustawodawca dopuścił możliwość uczestniczenia w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, niezależnie od tego czy umowa lub statut spółki taki tryb przewidują (chyba że postanowienia umowy lub statutu wprost wyłączą podejmowanie uchwał w ten sposób).

Zgodnie z Ustawą, warunki udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej są następujące:
– o udziale w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, postanawia zwołujący to zgromadzenie,
– w zawiadomieniu o zgromadzeniu konieczne jest zamieszczenie informacji o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej uchwały bądź uchwał,
– w trakcie zgromadzenia musi być zapewniona dwustronna komunikacja w czasie rzeczywistym, zaś wszystkie osoby uczestniczące w zgromadzeniu, a przebywające poza miejscem odbywania zgromadzenia, muszą mieć zapewnioną możliwość wypowiadania się w toku zgromadzenia,
– uczestniczenie i głosowanie na zgromadzeniu wspólnicy mogą wykonywać również przez pełnomocników, wykonując prawo głosu przed lub w toku zgromadzenia.

Szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu przy wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej powinny zostać określone w regulaminie przyjętym przez radę nadzorczą (zaś w przypadku braku rady nadzorczej w spółce z o.o. – regulaminie przyjętym uchwałą wspólników, która może zostać podjęta bez odbycia zgromadzenia wspólników).

Taki tryb nie jest jednak równoważny z odbyciem zgromadzenia całkowicie wirtualnie. Oznacza to w szczególności, że:
– zgromadzenie powinno odbyć się w określonym miejscu na terenie Polski, wyznaczonym zgodnie z przepisami KSH i umową spółki;
– w miejscu zgromadzenia musi stawić się jego przewodniczący i protokolant (lub notariusz – w przypadku protokołów sporządzanych w formie aktu notarialnego), a pozostałe osoby uczestniczące w zgromadzeniu mogą komunikować się elektronicznie;
– ze zgromadzenia należy sporządzić pisemny protokół.

W przypadku spółek publicznych Ustawa wprowadza także obowiązek zapewnia transmisji obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym.

Ponadto, w ramach Ustawy wprowadzone zostały przepisy regulujące tryb potwierdzania przez spółkę otrzymania, zarejestrowania i policzenia głosu oddanego elektronicznie – jednak przepisy te wchodzą w życie od 3 września 2020 r.

4) Wykorzystanie systemu teleinformatycznego

Podjęcie uchwał wspólników przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym jest możliwe wyłącznie w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, które zostały założone za pomocą wzorca umowy w systemie teleinformatycznym.

Podjęcie takiej uchwały nie wymaga formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, a jedynym warunkiem jej podjęcia jest wykonanie co do niej prawa głosu przez wszystkich wspólników, poprzez złożenie oświadczenia w systemie teleinformatycznym.

Składanie oświadczeń w ramach głosowania nad uchwałą w tym trybie wymaga opatrzenia ich podpisem elektronicznym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym.

Wydłużenie terminów na sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdań finansowych w związku z COVID-19

Ustawa przewiduje również rozwiązania mające na celu uniknięcie przez spółki problemów związanych z terminowym odbyciem zwyczajnego zgromadzenia wspólników (w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością) oraz zwyczajnego walnego zgromadzenia (w spółce akcyjnej), których przedmiotem jest m.in. zatwierdzenie sprawozdania finansowego spółki za ubiegły rok obrotowy.

Uchwalona Ustawa zawiera upoważnienie do wydania rozporządzenia przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych, na mocy którego minister, w przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, może określić m.in. inne terminy zatwierdzenia sprawozdań finansowych, biorąc pod uwagę konieczność zapewnienia prawidłowej realizacji tych obowiązków

W dniu 31 marca 2020 r. wydane zostało rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji (Dz.U. 2020 poz. 570), na mocy którego przesunięciu uległ termin na sporządzenie jednostkowych sprawozdań finansowych, sprawozdań z działalności jednostek oraz skonsolidowanych dokumentów finansowych grup kapitałowych.

Na mocy rozporządzenia:
– terminy na sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki oraz skonsolidowanego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności grupy kapitałowej zostały wydłużone o 3 miesiące, to jest sprawozdania te powinny być sporządzone nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego (w przypadku, gdy rok obrotowy kończy się 31 grudnia 2019 roku, to termin upłynie z dniem 30 czerwca 2020 roku);
– terminy na zatwierdzenie sprawozdania finansowego i sprawozdaniem z działalności jednostki oraz skonsolidowanego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności grupy kapitałowej zostały wydłużone o 3 miesiące, to jest sprawozdania te powinny być zatwierdzone nie później niż 9 miesięcy od dnia bilansowego (jeśli rok obrotowy kończy się 31 grudnia 2019 roku, to termin upłynie z dniem 30 września 2020 roku).

W przypadku jednostek podlegających nadzorowi Komisji Nadzoru Finansowego powyższe terminy uległy wydłużeniu o 2 miesiące.

Wydłużone terminy mają zastosowanie do obowiązków dotyczących roku obrotowego kończącego się po dniu 29 września 2019 r., jednak nie później niż w dniu 30 kwietnia 2020 r., których termin wykonania nie upłynął przed dniem 31 marca 2020 r.

Rozporządzenie weszło w życie w dniu 31 marca 2020 r.

Polityka wynagrodzeń

Ustawa zakłada również, że w przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, minister właściwy do spraw instytucji finansowych może, w drodze rozporządzenia, określić inny termin podjęcia przez walne zgromadzenie spółki uchwały w sprawie polityki wynagrodzeń członków zarządu i rady nadzorczej, o którym mowa w art. 36 ust. 1 ustawy z dnia 16 października 2019 r. o zmianie ustawy o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych oraz niektórych innych ustaw.

W przypadku wydania przez ministra takiego rozporządzenia, uchwała walnego zgromadzenia w sprawie polityki wynagrodzeń powinna zostać podjęta w terminie określonym w takim rozporządzeniu.

***

Wiele z przedstawionych wyżej rozwiązań może znacząco uprościć i przyspieszyć funkcjonowanie organów spółek i ich bieżącą działalność, nie tylko w okresie stanu epidemii i wynikających z niego ograniczeń.

Mając zatem na uwadze zarówno obowiązujące jak i planowane regulacje, już teraz warto zadbać o uwzględnienie w umowach spółek odpowiednich postanowień, przygotowanie wymaganych regulaminów, czy też udzielenie odpowiednich pełnomocnictw.

Nasz zespół prawa spółek pozostaje do Państwa dyspozycji. Zapraszamy do kontaktu.

Marek Wojnar
marek.wojnar@actlegal-bsww.com
+48 601 379 610, +48 22 420 59 59

Piotr Wojnar
piotr.wojnar@actlegal-bsww.com
+48 602 660 610, +48 22 420 59 59

Janusz Szeliński
janusz.szelinski@actlegal-bsww.com
+48 501 108 468, +48 22 420 59 59

Katarzyna Góra
katarzyna.gora@actlegal-bsww.com
+48 609 255 616, +48 22 420 59 59

Aleksandra Sztajer
aleksandra.sztajer@actlegal-bsww.com
+48 731 208 274, +48 22 420 59 59